Mikó Zsuzsanna: E-archívum – az egységes levéltári nyilvántartási rendszer kialakításának szakmai dilemmái. Levéltári Szemle, 55. (2005) 4. 20–25.

kinthetö, hogy miként illeszkedik az adott irategység a struktúrába, vagyis milyen szintek helyezkednek el fölötte, megtekinthető, hogy ki az adott irategység referense és mely szervezeti egység kezelésében található az iratanyag. Lehetőség van úgynevezett kapcsolódó iratanyag felvételére, amelynek különösen a mikrofilmek esetében van jelentősége, hiszen így a mikrofilmről felvett törzskönyv összekapcsolható lesz annak az iratanyagnak a törzskönyvével, amelyről a mikrofilm készült. A törzskönyvek egymásból átjárhatók, vagyis egy kattintással megnyitható a kapcsolódó törzskönyv. A program lehetőséget ad arra is, hogy az adott iratanyag törzskönyvi alapadatainak korábbi állapotát is meg lehessen tekinteni. Vagyis ennek segítségével nyomon követhető, hogy mikor és ki végzett változtatásokat az iratanyag évkörében és terjedelmében. A törzskönyv bejegyzések rovata alatt találhatók azon adatmezők, amelyek segítségével rögzíthetők az iratanyagban bekövetkezett változások és ezek okai. A törzskönyv ezen részét kötötte össze a fejlesztő a gyarapodási, fogyatéki és letéti naplóval. A naplókba felvitt terjedelmi és évkor adatokat a program egy ellenőrzött automatizmus mellett átemeli a törzskönyvbe. Az ellenőrzött automatizmus azt jelenti, hogy a levéltárosnak itt még egyszer lehetősége nyílik arra, hogy a naplóba felvitt adatokat ugyanazon formában kívánja-e átemelni a törzskönyvbe, vagy változtatni kíván azokon. Itt vihetők fel a bármely más ok miatt a terjedelemben bekövetkező változások is. A törzskönyvben fondismertetés leírására is lehetőség van. Jelenleg két rovat szolgál az adatok felvitelére. Ezt az indokolja, hogy a MOL-ban működő FOND-X-ben szerepelnek fond ismertetések, ezek azonban nem strukturált leírások. A FOND-X-böl történő adatkonverzió során azonban nem akartunk adatokat veszíteni, ezért biztosítottunk külön adatmezőt a leírások áttöltésére. A jövőben azonban az a cél, hogy az ajánlott struktúrában, áttekinthetően kerüljenek felvitelre a fondismertetések leírásai. A törzskönyv funkcionalitásához tartozik, hogy a fejlesztő összekötötte a kölcsönzési naplóval, vagyis a törzskönyvi nyilvántartásban azonnal megtekinthető, ha egy iratanyagból kölcsönzés történt. A kölcsönzési naplóból a program automatikusan emeli át ide az adatokat. A törzskönyvhöz segédletek is csatolhatok. Itt nyílik lehetőség a raktári jegyzékek és egyéb segédletek, pl. repertóriumok, leltárak, útmutatók stb. csatolására. A csatolás történhet csatolt fájlként, de lehetséges befogadott adatként, vagyis ebben az esetben egy előre kialakított táblázatos formában, a programon belül történik az adatfelvitel. A törzskönyvben ezentúl még lehetőség van arra is, hogy az adott irategységre vonatkozó rendezési szinteket (alap-, közép- és darabszint) is bejelölje a levéltáros, illetve feltüntethető a segédletekkel való ellátottság is. A program tartalmazza a gyarapodási és fogyatéki naplót, amelyekben a Rendelet által előírt adatok vezethetők. A gyarapodási és fogyatéki napló két részből áll: a gyarapodási, illetve fogyatéki naplóbejegyzésből és az egyes tételek bejegyzésre szolgáló adatmezőkből. Ez a megoldás biztosít lehetőséget arra, hogy az egyidőben beérkezett, illetve kikerült iratanyagot különböző állagokra, illetve fondokra lehessen tagolni. A gyarapodási és fogyatéki napló hitelessége érdekében az egyes naplóbejegyzések tételeit le kell zárni, év végén pedig a teljes napló lezárásra kerül. A lezárás után a naplóbejegyzések már nem szerkeszthetők, vagyis nem változtathatók és nem is törölhetők. A lezárás után már csak a megjegyzés rovatba vihetők fel adatok. A naplót csak az arra jogosult zárhatja le. 22