Mikó Zsuzsanna: E-archívum – az egységes levéltári nyilvántartási rendszer kialakításának szakmai dilemmái. Levéltári Szemle, 55. (2005) 4. 20–25.

MIKÓ ZSUZSANNA E-ARCHIVUM — AZ EGYSÉGES LEVÉLTÁRI NYILVÁNTARTÁSI RENDSZER KIALAKÍTÁSÁNAK SZAKMAI DILEMMÁI A 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 60. §-a rendelkezett arról, hogy a Magyar Országos Levéltárnak kell gondoskodnia a levéltári nyilvántartásokhoz kapcsolódó egységes számítógépes program alapelveinek meghatározásáról, a programok elkészíttetéséről, teszteléséről, a felhasználásukhoz szükséges ismeretek oktatásáról, valamint a programoknak a felhasználókhoz történő eljuttatásáról. A NKÖM rendelet ezentúl a programmal szemben bizonyos általános elvárásokat is megfogalmazott, vagyis hogy a kifejlesztett programnak biztosítania kell az adatok hiteles rögzítését, a változtatások részletes naplózását, az illetéktelen hozzáférés megakadályozását, a rögzített adatok konvertálhatóságát és hosszú távú felhasználhatóságát. A rendelet 4. bekezdése azt is előírta, hogy a felhasználó levéltárnak 2005. december 31-ig kell elvégeznie a nyilvántartások adatokkal való feltöltését és 2006. január l-jétől pedig a rendeletben szereplő nyilvántartásokat az egységes programban kell vezetnie. A Magyar Országos Levéltár 2004. szeptemberében írta ki a közbeszerzési eljárást az egységes elektronikus nyilvántartó rendszer beszerzésére. Ezzel a Magyar Országos Levéltárnak olyan feladatot kellett magára vállalnia, amely messze túlmutat azokon a kereteken, amely a mindennapi levéltári munka mellett elvégezhető. A közbeszerzési pályázat kiírása előtt a Magyar Országos Levéltár vezetése összehívott egy szakmai munkabizottságot, amelynek az volt a feladata, hogy az elkészítendő program alapelveit meghatározza. A szakmai bizottság munkájának azért is volt jelentős szerepe a program végső arculatának kialakításában, mivel a közbeszerzési kiírásban szereplő követelmények mindvégig meghatározóak voltak a program fejlesztése során. A másik nagy kihívás az volt, hogy a nagyon szerteágazó szakmai szempontok egységesítése mellett a megfelelő informatikai szaktudás rendelkezésre álljon. Ennek érdekében a MOL egy minőségbiztosító céget bízott meg azzal, hogy a program fejlesztése során kísérje figyelemmel a programfejlesztő munkáját, ellenőrizze, hogy a kódolás során a Vállalkozó a legjobb informatikai megoldásokat alkalmazza. A program elkészítésének koordinálásához a MOL egy komoly projektszervezetet is felállított. A program fejlesztése során a stratégiai döntéseket a projekt irányító bizottság hozta, amelyet a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma és a MOL felső vezetésének tagjai alkottak. Az operatív feladatokat a projektvezetés látta el, amelyben tagként a MOL levéltárosai és informatikusai, illetve a minőségbiztosító szakemberei vettek részt. A négy hónapot igénybe vevő közbeszerzési eljárás lebonyolítása után kerülhetett sor a program tényleges kidolgozására. A programban vezetendő nyilvántartások tehát a Rendelet szerint: 1. törzskönyvi nyilvántartás 2. gyarapodási napló 3. fogyatéki napló 4. letéti napló 20