Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.

7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.8. ELEKTRONIKUS IRATOK - 7.8.2. Az elektronikus iratok archiválásnak főbb problémái " KÖRMENDY LAJOS - 7.8.2.3. Hitelesség

7.8. Elektronikus iratok ■ 709

a fájlok informatikai specifikációja más lesz, mint eredetileg volt. Informatikus szakértők egybehangzó véleménye szerint nem lehetséges veszteség nélkül migrációt végrehajtani. Az alapvető kérdés: mennyire tekinthetjük hitelesnek azokat az elektronikus iratokat, amelyek ilyen változásokon estek át?

A hitelességnek különböző fokai vannak a hagyományos iratoknál. Egy adásvételi szerződésnek szigorú formai és tartalmi szabályai vannak, nem elég például csak az aláírás, tanúk is kellenek, sőt minden oldalt minden aláírónak a kézjegyével kell ellátnia. Egy egyszerű, minden irattárban előforduló emlékeztetőnél már nincsenek pontos szabályok, de ajánlatos a készítőjének aláírnia, különben korántsem biztos, hogy hitelesnek bizonyul egy jogi vagy akár egy adminisztratív eljárásnál. Mindezek ellenére a levéltárban őrzött iratok igen nagy százaléka nincs aláírással ellátva, ez azonban nem jelenti azt, hogy ezek nem tekinthetők hitelesnek. Vannak közismert technikák (például pecsételés, jelzetelés), amelyek növelik a hitelességet, ezeken kívül azonban léteznek más, bonyolultabb hitelerősítő tényezők is. A szerv iratkezelését pontosan rögzítő szabályzat, irattári terv, átadókönyvek, tételjegyzékek stb. mind ezt szolgálják, sőt az sem mindegy, hogy melyik szerv hozta létre az iratokat. A közlevéltár például „hiteles helynek” számít, természetesen nem önmagában, hanem csak akkor, ha eleget tesz bizonyos szervezeti és formai követelményeknek, amelyek elsősorban a feldolgozás minőségében, pontosabban szólva, az eljárások pontos szabályozásában és dokumentálásában, valamint a készült nyilvántartások és segédletek pontosságában öltenek testet.

A hiteles elektronikus iratok legfontosabb követelményei:

♦ megbízhatóság (az irat képes megbízható bizonyítékként szolgálni),

♦ hitelesség (az irat eredeti, lényeges jellemzőit sikerült megőrizni),

♦ azonosság (az irat egyedi, megkülönböztethető más irattól),

♦ integritás (az irat teljes, és nem lett megváltoztatva),

♦ használhatóság és az eltarthatóság.

A Nemzetközi Levéltári Tanács elektronikus iratokról szóló kézikönyve szerint ezeket a feltételeket akkor lehet biztosítani, ha

♦ az iratok képzése, az információhoz való hozzáférés, az adatok változtatása és törlése megfelelően kiépített jogosultsági rendszer alapján történik, és az eljárások megfelelően dokumentáltak (naplózás);

♦ az iratoknak egyedi azonosítójuk van (részben metaadat által);

♦ minden irathoz megfelelő metaadat tartozik, amely kapcsolatot jelent az irat és a munkafolyamat, valamint az irat és más kapcsolódó iratok között; a metaadat a keletkezésétől kezdődően dokumentálja az irat sorsát (például rögzít minden formátumváltozást), és az irathoz hasonlóan védett;

♦ minden irat automatikusan vagy csekély beavatkozással exportálható nyílt őrzési formátumokba anélkül, hogy lényeges tartalom-, struktúra- vagy kontextusveszteség történne;

♦ az iratokhoz megfeleld dokumentáció tartozik, amelyből kiolvashatók a kontextusok és a struktúra;

♦ az iratok megfelelően védettek megsemmisülés és károsodás ellen.