Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.8. ELEKTRONIKUS IRATOK - 7.8.1. Az elektronikus irat fogalma és jellemzői • KÖRMENDY LAJOS
704 ■ 7. Levéltári informatika ■ Egyéb információk A fentiekben felsorolt ajánlások nem meríthetik ki a honlapokra tehető információk teljes körét. Szinte minden levéltári honlapon olvashatók aktuális hírek vagy a fenntartó intézménnyel kapcsolatos információk. Illik a levéltári társintézmények honlapjaira átlépést biztosítani linkekkel, de a fenntartó - például önkormányzat vagy egyházi szerv - elvárhatja, hogy a felügyelete alá tartozó más intézmények lapjai is közvetlenül elérhetők legyenek. A levéltár munkatársainak kreativitása szabja meg, hogy milyen egyéb információkat tesznek a honlapjukra. Információs társadalmunkban a honlap tartalmát időről időre felül kell vizsgálni. Egy elavult információ, például egy régi rendezvényre szóló meghívó következtében nagyon rossz kép alakulhat ki a levéltárról. Hasonlóképpen rossz „üzenet”, ha több működésképtelen link van a szájton. Pár évente érdemes a honlap összes információját, sőt magát a kommunikációs üzenet egészét is felülvizsgálni, mert a levéltár környezete változik, és érdemes az új körülményekhez alkalmazkodni. A gyors informatikai fejlődés gyors technikai elavulást is jelent egyben, tehát 4-5 évente alapos technikai (informatikai) revíziót is kell tartani a honlapon. Célszerű külön felelősöket kijelölni a honlap tartalmi és informatikai karbantartására. 7.8. ELEKTRONIKUS IRATOK 7.8.1. Az elektronikus irat fogalma és jellemzői ■ KÖRMENDY LAJOS Ha általános definíciót kívánunk adni az irattári/levéltári elektronikus iratról, akkor kiindulhatunk a hagyományos irat meghatározásából: egy jogi vagy természetes személy működése, illetve tevékenysége során keletkezett elektronikus dokumentum, amely a szóban forgó személy irattárába/fondjába tartozik. Ha azonban pontosabb meghatározással kívánunk szolgálni, már nyilvánvaló, hogy sok a különbség a hagyományos és az elektronikus irat között: ♦ A hagyományos irat egy fizikai objektum, míg az elektronikus iratnak nincs fizikai aspektusa. ♦ A hagyományos irat szabad szemmel, az elektronikus irat csak számítógép segítségével olvasható. ♦ Az elektronikus irat szélesebb spektrumú, mint a hagyományos, mert nem csak „klasszikus” (szövegszerkesztett) iratokat foglalhat magában, hanem adatbázisokat, valamint kép- és hangdokumentumokat is. ♦ Elektronikus iratoknál az információ és az adathordozó kapcsolata esetleges, a technikai megoldások lényegéből adódóan az adatok szétszórtan, különböző hordozókon, más adatokkal „összekeverve” tárolódhatnak.
