Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.6. DIGITALIZÁLÁS • CSEH GERGŐ BENDEGÚZ - 7.6.3. Levéltári digitalizálási program - 7.6.3.2. A digitalizálás elvégzése
7.6. Digitalizálás • 695 7.6.3.2. A DIGITALIZÁLÁS ELVÉGZÉSE ♦ A digitalizálást végző kiválasztása. A levéltári iratok kiemelkedő kulturális értéke, a szakszerű digitalizáláshoz szükséges speciális ismeretek, valamint a komolyabb digitalizálási programok jelentős költségvonzata folyamatosan napirenden tartja a fenti kérdést. Ezen a téren nincs általánosan elfogadott gyakorlat vagy ajánlás, mind a levéltár szakemberei által végzett digitalizálásra, mind pedig külső, professzionális cég bevonására számos példa áll rendelkezésre. (Megjegyzendő, hogy az utóbbi esetben is csak a munkafolyamatok kisebb hányada bízható külső szakemberekre, a program vezetése, a feladatok meghatározása, az iratanyag előkészítése, a szükséges metaadatok meghatározása és rögzítése, az utólagos minőség-ellenőrzés vagy a digitális állományok hosszú távú megőrzése mind speciális levéltári feladatnak számít.) A „házon belüli” digitalizálás előnyei közé tartozik az eredeti iratanyagok biztonságosabb kezelése, a teljes folyamat könnyebb ellenőrzése, valamint az intézményi és a felhasználói igények pontosabb ismerete. Ugyanakkor ez a megoldás komolyabb befektetést igényel (eszközök, személyzet stb.), hosszabb időt vehet igénybe a technikai infrastruktúra kialakítása és a személyzet betanítása, általában alacsonyabb a termelékenység, és a levéltár viseli a technikai jellegű problémák (például berendezések meghibásodása, hálózati vagy egyéb üzemzavar stb.) költségeit. Egy külső cég által végzett digitalizálás esetén a levéltárnak csak a képek szkennelését (esetleg még az előkészítést) kell megfizetnie, az eszközök, szoftverek beszerzését és a személyzet betanítását nem, általában magasabb a termelékenység, az erre szakosodott vállalkozás esetében rendelkezésre áll a szükséges szakértelem, és a vállalkozó viseli az esetleges technikai problémák okozta költségeket. Ugyanakkor a levéltárnak szűkebb körű ellenőrzési lehetősége van a folyamat fölött, a szerződéses viszonyból adódóan a feladatokat és a követelményeket a lehető legpontosabban meg kell határozni a munka megkezdése előtt, mert az eredeti iratanyagot a vállalkozó - általában nem levéltáros - alkalmazottai kezelik, illetőleg további gondot jelenthet a vállalkozó esetleges tapasztalatlansága a levéltári feladatok, állományvédelmi követelmények, igények területén. ♦ A digitalizálás műveletének elvégzése. Gyakran ez a program legrövidebb fázisa, ahol általában a technikai problémák megoldása és az állományvédelmi követelmények betartása jelenti a legnagyobb erőfeszítést. ♦ Minőség-ellenőrzés. Mind a házon belüli, mind pedig a külső vállalkozó által végzett digitalizálási program meghatározó eleme az utólagos minőség-ellenőrzés, amelyet minden esetben a levéltári szakembereknek kell elvégezniük. E folyamat során az ezzel megbízott munkatárs ellenőrzi, hogy az elkészült digitális kép megfelel-e az előzetesen rögzített minőségi, technikai követelményeknek, a követelményektől való eltérés esetén pedig intézkedik a digitalizálás ismételt elvégzése ügyében.
