Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.6. DIGITALIZÁLÁS • CSEH GERGŐ BENDEGÚZ - 7.6.3. Levéltári digitalizálási program - 7.6.3.1. A program előkészítése
694 ■ 7. Levéltári informatika szakembert, a minőség-ellenőrzésért felelős személyt, az adatrögzítőket, illetve az adatbázis létrehozásáért, működtetéséért, biztonságáért felelős informatikus(oka)t, illetőleg a digitális iratanyagnak a felhasználókhoz való eljuttatásáért felelős szerkesztőt, programozót. ♦ Az iratok kiválasztása. A fenti kiválasztási szempontok alapján pontosan meg kell határozni a digitalizálandó iratok körét, terjedelmét és fizikai állapotát. ♦ Az esetleges jogi akadályok tisztázása. A program megkezdése előtt alaposan meg kell vizsgálni, hogy a digitalizálással, illetve a digitális állományok tervezett felhasználásával a levéltár nem sért-e esetlegesen szerzői vagy tulajdonjogot, személyiségi jogot, nincsenek-e minősített iratok vagy egyéb korlátozás alatt álló iratok a digitalizálandó állományban, illetve hogy szükség esetén hogyan érvényesíthetők ezek a korlátozások a digitális állományok felhasználása során. ♦ Az iratok előkészítése. A digitalizálási programok meghatározó lépcsőfoka az előkészítés. Ennek során a rendezetlen vagy nem kellően rendezett iratanyagot darabszinten rendezni és jegyzékeim kell. Az iratokon az esetlegesen megtalálható madzagokat, tűzőkapcsokat, ragasztószalagokat szakszerűen, adott esetben restaurátor közreműködésével el kell távolítani. A rossz fizikai állapotban lévő, sérült, töredezett iratanyagot szakszerű restaurálási eljárás után lehet csak digitalizálni. A digitalizálás megkezdése előtt az iratanyagot paginálni kell. ♦ A metaadatok körének meghatározása. A digitalizált iratok utólagos használatához feltétlenül szükséges az alábbi speciális metaadatok tárolása (ezek egy részét a digitalizálás során alkalmazott szoftverek automatikusan tárolják, illetőleg olyan rendszer kialakítására kell törekedni, amely a szükséges metaadatok rögzítését elvégzi vagy kikényszeríti): ♦ az adott irat azonosításához szükséges levéltári jelzet (ezt tartalmazhatja a fájlnév is), ♦ a digitalizálást végző személy neve, ♦ a digitalizálás dátuma, eszköze, a szoftver típusa, verziója, ♦ a kép méretei, felbontása (dpi), színmélysége, ♦ képformátum és annak verziója (például tiff v6.0), ♦ színtér (például RGB, sRGB, AdobeRGB), ♦ esetleges tömörítés (a tömörítési eljárás megnevezésével), ♦ álló vagy fekvő kép, ♦ pozitív vagy negatív kép, ♦ megjegyzés (ek). Audio- vagy videoanyagok digitalizálása esetén szükséges rögzíteni még egyéb technikai vonatkozású adatokat is (például méret, bitráta, speciális kódolás stb.).
