Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.

7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.6. DIGITALIZÁLÁS • CSEH GERGŐ BENDEGÚZ - 7.6.1. A levéltári digitalizálás előnyei, kockázatai, alapelvei - 7.6.1.2. Alapkövetelmények

688 ■ 7. Levéltári informatika

♦ A digitalizálási program megkezdése előtt a levéltárnak világosan rögzítenie kell a célokat (kiadványkészítés, kutathatóság javítása, gyorsabb adatszolgáltatás, biztonsági megőrzés stb., illetve ezek kombinációja).

♦ A digitalizálás semmilyen körülmények között nem járhat az eredeti iratanyag rongálódásával, állapotának veszélyeztetésével.

♦ A digitális állományok készítése és felhasználása nem sérthet tulajdoni, személyiségi, szerzői vagy egyéb jogokat.

♦ A digitalizálás során mindig törekedni kell az eredeti iratanyag hitelességének, integritásának lehető legpontosabb reprodukálására (ezzel kapcsolatban lásd még a 7.8.2. pontot); a könnyebb használat érdekében alkalmazhatók képjavító eljárások, de minden esetben meg kell őrizni egy eredeti, módosítás nélküli verziót - az ún. mesterpédányt - is.

♦ Minden esetben az adott iratanyag jellegének megfelelő, lehető legnagyobb felbontásban és legjobb minőségben kell elkészíteni a digitális képeket, hogy az ismételt digitalizálással járó kockázatokat elkerüljük.

♦ Az elkészült digitális képek felhasználásának, utólagos visszakereshetőségének, illetve más adatbázisokkal való összekapcsolhatóságának érdekében rögzíteni kell bizonyos kiegészítő információkat, ún. metaadatokat. A metaadat általános definíció szerint egy másik adatot leíró, meghatározó adat, amely összefoglalja az adat használatára vonatkozó összes fontos tényt. Összefoglalóan metaadatnak tekintünk minden olyan információt, amely egy adott adat (konkrétan elektronikus irat) kezeléséhez, rendszerezéséhez és utólagos visszakereséséhez segítséget nyújt. (Az elektronikus iratok metaadataival kapcsolatban lásd a 7.8.3.2. pontot.)

♦ A digitalizált iratanyag használatához, visszakereséséhez és megjelenítéséhez szükséges eszköz - leíró adatbázis (metaadatok) - a digitalizálási program elengedhetetlen része, mivel a digitális állományok használatának előnyei e nélkül nem érvényesülnek. A digitalizálási program méreteinek és a rendelkezésre álló erőforrásoknak a függvényében olyan adatbázist kell építeni, amely az adott digitális képfájlsorozatokhoz való gyors hozzáférést, a több szempontú visszakereshetőséget differenciált jogosultsági szinteken biztosíthatja. A digitális képállományokat kezelő adatbázisnak feltétlenül illeszkednie, illetve integrálódnia kell a levéltári nyilvántartásokat kezelő adatbázisba. (A levéltári adatbázisokkal kapcsolatban részletesebben lásd a 7.4. alfejezetet.)

♦ A digitális állományok fokozott sérülékenysége miatt a digitalizálási programban meg kell határozni a hosszú távú megőrzés, illetve a szükséges adatkonverziók technikai feltételeit, ennek költségeit, és biztosítani kell a digitális állományok hosszú távú, biztonságos kezeléséhez szükséges erőforrásokat.

♦ A digitalizálási programok alapvetően érintik az intézmény hagyományos tevékenységeit is (kutatószolgálat, reprográfia, adatszolgáltatás, kiadványkészítés stb.), ezért ezek hatásait minden esetben együttesen kell vizsgálni.