Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.5. ELEKTRONIKUS NYILVÁNTARTÁSOK • KÖRMENDY LAJOS - 7.5.2. Az E-Archívum - 7.5.2.2. Naplók, szervnyilvántartás
682 ■ 7. Levéltári informatika Visszatérve az E-Archívumra, az állag alatti adatállományok beolvasztása a főtáblába ellentmond a NKÖM-rendeletnek, ugyanis ennek 35. és 40. §-ai egyértelműen fogalmaznak: a nyilvántartásban törzslaponként (rekordonként) legfeljebb állagszintig szabad regisztrálni az adatokat, az állag alatti adatok helye a raktári jegyzék. A jogszabályi előírás, a szabványosított főtábla és a változó szeparált adatbázisok integrálásának ellentmondása feloldható, ha az állag alatti adatállományok úgy csatlakoznak a főtáblához, hogy önálló adatbázis jellegüket nem veszítik el. Az iratanyag tartalmának leírása a levéltári szakmai rendszerek talán legfontosabb része. Az E-Archívumban a törzslapokból kétféle leírás érhető el. Az első Fondismertetés címen elkülönült mezőket kínál fel leírásra (19. kép). Az elkülönült mezők struktúrát alkotnak, és szabványosítást tesznek lehetővé, de ennek előnye csak akkor aknázható ki, ha a rendszerben megfelelő kereső, szűrő, listázó, export- és importfunkciók vannak. Mivel ilyen funkciók az E-Archívumban nincsenek, ezért a strukturált fondleírások zárványként szerepelnek a rendszerben, csak olvasni lehet őket. A másik leírási lehetőség az anyakönyvek kapcsán az előbb említett általános leírás. Az ebben lévő információkat is csak olvasni lehet, keresni, exportálni stb. nem. A Raktári jegyzék és a Segédletek fül alatt tudunk szövegfájlokat, táblázatokat stb. hozzárendelni az egyes törzslapokhoz. Saját magunk is szerkeszthetünk raktárjegyzéket, vagy HTML-, illetve CSV-formátumban importálhatunk külső fájlokból jegyzéket. A csatolt anyagot azonban csak megtekinteni lehet, így itt is fennáll az előzőekben leírt „zárványeffektus”. A fondleírásoknak, a raktári jegyzékeknek és a segédleteknek azonos a funkciójuk: az iratképzőt és a levéltári anyagot írják le részletesen, azaz mindegyik a levéltári leírás kategóriájába tartozik. A hagyományos (azaz nem elektronikus) leírásokban is rengeteg átfedés van, például az áttekintő raktári jegyzék és a repertórium adatai között nincs érdemi különbség. Az E-Archívum a leírásokat négy adategyüttesbe különíti el (Fondismertetés, Fondismertetés általános, Raktári jegyzék, Segédletek) . Hosszabb távon mindenképpen szabványosításban és integrálásban kell gondolkodni, a most fondismertetés címen futó strukturált leírásba kellene beolvasztani az általános fondismertetést, illetve a segédleteknek a fondokra, állagokra, iratképzőkre vonatkozó adatait, a raktárjegyzékbe pedig a részletes adatokat. Az Alapadatok előzményei és a Bejegyzések fül alatt nyomon követhetjük a törzslapon történt változtatásokat. A változtatások rögzítése automatikusan történik, a használó nem tudja megakadályozni vagy törölni a beírást. Mivel a rendszer használata csak bejelentkezés (név, jelszó) után lehetséges, a gép a nevet is regisztrálja. 7.5.2.2. NAPLÓK, SZERVNYILVÁNTARTÁS A naplók viszonylag egyszerű elemét képezik a rendszernek. A rendelet a naplók esetében is pontosan meghatározza a kötelezően vezetendő adatokat. Az E-Archívum ezeket hiánytalanul tartalmazza, sőt ezeken túlmenően lehetővé teszi a gyara-
