Körmendy Lajos: Levéltári informatika. In: Körmendy Lajos (szerk.): Levéltári kézikönyv. Budapest, 2009, Osiris – Magyar Országos Levéltár, 637–732.
7. LEVÉLTÁRI INFORMATIKA • SZERK. KÖRMENDY LAJOS - 7.4. ADATBÁZIS ÉPÍTÉSE • BREINICH GÁBOR - 7.4.4. Szabványosítás - 7.4.5. Intézményen belüli és intézmények közötti adatbázis-kapcsolatok
7.4. Adatbázis építése ■ 669 Mindhárom megoldás egyaránt megfelelő lehet, és a kitűzött cél, valamint a feldolgozandó iratok jellegzetességeinek, tartalmának elemzése döntheti el az alkalmazandó adatbázis típusát. 7.4.4. Szabványosítás A szabványosítás kérdését a létrehozott adatbázisok közötti adatkapcsolatok, adatcsere megteremthetőségének, illetve az egyes adatbázisok közötti átjárhatóság biztosításának igénye vetette fel az 1990-es években. Az osztott forrás- és keresési technológia fejlődése a levéltári adatbázisok esetében is világossá tette, hogy a kölcsönösen elfogadott leírási, adatrögzítési szabályok alkalmazásával létrehozott, hasonló szerkezetű modellek lehetnek csak képesek az adatbázisok igazi előnyeit kiaknázni. Ez teszi lehetővé a különböző adatfeldolgozási projektek során rögzített adatok egységes felületen való hozzáférését, a számos forrásból kiemelt információk releváns összefüggéseinek feltárását, összekapcsolhatóságát, megjelenítését. A levéltári szakterületet érintő szabványok (ISAD[G], ISAAR[CPF], EAD, Dublin Core - lásd a 7.3.3-5. és a 7.8.3.2. pontokat) egymásra épülő és egymást kiegészítő eszközök a levéltári adatbázisok szakszerű létrehozásában. Használatuk híján az adatbázis-építés során egymással kapcsolatba nem vagy nehezen hozható, szigetszerű alkalmazások jönnek létre, amelyek között nincs átjárhatóság, nem összekapcsolhatók, és nem lehet egységes lekérdezőfelületeken kereséseket végezni bennük. Az említett szabványok és ajánlások karbantartása, a szükséges változtatások átvezetése elengedhetetlenül szükséges ahhoz, hogy a használatban lévő adatbázisok az informatikai fejlődés által generált kihívásoknak megfeleljenek. Tervezésük során ezért mindig figyelemmel kell lenni az aktualizált szabványváltozatokra. 7.4.5. Intézményen belüli és intézmények közötti adatbázis-kapcsolatok Az előzőekben elmondottakból nyilvánvaló, hogy alapvető igénynek kell tekinteni a levéltári adatbázisok összekapcsolhatóságát, egységes, illetve átjárható rendszerré való alakításukat. A levéltárban őrzött iratok éppen a kapcsolatrendszerük, az egykori iratképzői és működési struktúrák dokumentált megőrzése révén válnak sokrétű, differenciáltan megközelíthető és bonyolult összefüggéseket is kimutató anyaggá. A levéltári iratanyag adatbázisba történő feldolgozása során ezt az összefüggési rendszert meg kell őrizni, sőt az adatbázis-építések során a korábban fel nem tárt adatösszefüggések közötti kapcsolatok létrehozására is lehetőséget kell teremteni. Egy-egy intézményen belül az adatbázisok építése időben és technikai megoldások tekintetében is eltérő módon valósulhat meg. Az adott időpontban optimálisnak tekintett vagy a korlátozott források miatt éppen akkor rendelkezésre álló eszközökkel lehet és kell megvalósítani az adatbázis-építési projekteket. Az eszközök
