Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.

3 A levéltári irat és alkotó elemei - 3.8 A levéltári iratok egyedi jellege

26 3.8 A levéltári iratok egyedi jellege A levéltári iratok felépítése nemcsak bonyolult, hanem sajátos is, és lényegesen különbözik például a könyvtári vagy a múzeumokban őrzött iratoktól. Sajátossá teszi őket egyrészt a kapcsolatrendszer, különösen a külső, hierarchikus struktúra, másrészt a levéltári kontextusok léte. Mindezek összességben rendkívül komplikálttá teszik a levéltári anyag feldolgozását, sőt a kutatást is. Nem öncélúan alakult ki ez a rendszer. Amint fentebb láttuk a levéltári szemlélet sarokköve a fond. A fond  jellemzően komplex adatokat és információt tartalmaz magáról az iratképzőről és környezetéről, tükrözve az érintett személyek és dolgok közötti kapcsolatokat;  iratai eljárásokban képződnek, azaz időfolyamban; az eltelt idő alatt az iratképző és a környezete változik, amely változást az iratok tükrözik. Mind a komplexitás, mind a folyamat csak kapcsolatokkal (struktúrával) és kontextussal képezhető le és írható le. A levéltáros az iratanyagot fondtól lefelé, azaz az általánostól az egyediig elemzi, így írja le azokat, és mindig szem előtt tartja irategyüttesek összetartozását, azaz intellektuális egységét. A levéltárakban alkalmazott tipikus kutatási módszerek is alkalmazkodtak a fent leírt rendszerhez. A levéltári információ tartalmi részét általában a vertikális kapcsolatok révén éri el a kutató: a keresett iratot lépésről lépésre, szintről szintre, felülről lefelé, egyre szűkebb körben lokalizálva közelíti meg. Ha egy kutató a levéltáros segítségét kéri egy adott témára vonatkozó irat megtalálásához, a levéltáros általában azt keresi, hogy a témában vajon melyik szerv volt kompetens, aztán a szerven belül melyik osztály stb. A levéltári terminológia ezt az eljárást néha hierarchikus, néha közvetett (indirekt) megközelítésnek nevezi, mindenesetre szöges ellentétben áll a tipikus könyvtári információ-megközelítéssel, amit közvetlennek (direktnek) nevezhetünk. Ha egy (elektronikus) könyvtári katalógust használunk, akkor vagy a szerző neve, vagy a mű címe, vagy a besorolása alapján keresünk, és azonnal elérjük az információt (már ha sikeres a keresésünk). Mindez persze nem zárja ki a levéltárakban sem a közvetlen információ-megközelítést, azaz az indexek használatát, sőt ezek jelentősége az e-korban növekedett, mert könnyebbé vált a részletes, akár darabszintű indexálás és az erre alapozott keresés. Az azonban nem változott, hogy a tárgyi indexálás rendkívül szubjektív (lásd a 2.1. fejezetet), és egy idő után biztosan elavul, ezért a jövőben sem nélkülözhető az információ indirekt megközelíthetősége. Ezért olyan fontos a levéltári adatbázisokban a hierarchikus böngészésfunkció.