Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.
3 A levéltári irat és alkotó elemei - 3.3 Tartalom - 3.4 Azonosító
21 pontosabban a hosszú távú megőrzésnél a levéltárosok kénytelenek bizonyos kompromisszumokat kötni, és nem ragaszkodnak a forma teljes megőrzéséhez. Ez történik, amikor konvertálnak, vagy amikor csak az irat lényegének (essence) megőrzéséhez ragaszkodnak, ami gyakran bizonyos nem lényeges formai elemek feláldozását jelenti. A forma fontossága irattípusként is változhat, pl. egy grafikonnál általában nagyon jelentős, de egy adatbázisnál már kevésbé fontos, hogy milyen típusú betűkkel jelenítjük meg a találatokat. 3.3 Tartalom A tartalom az irat tárgyára vonatkozó immanens információ. Funkciója és jelentősége ugyanaz az analóg, mint az e-világban, lényegében azért, mert mindkét világban demateriális, tehát az e-világ szubsztanciájával egybeesik. Meg kell jegyezni, hogy mind a formának, mind az alább ismertetendő kontextusnak komoly tartalmi vonatkozása is van, de mivel egyik sem immanens, és nem csak az irat tárgyára vonatkoznak, ezért külön tárgyalom őket. 3.4 Azonosító Az azonosítónak kettős szerepe van: 1) az iratot egyedileg azonosítja, lehetőleg úgy, hogy azt a jövőben ne kelljen megváltoztatni; 2) az egyedi azonosítással lehetővé teszi az iratrendszerben elfoglalt helyének pontos kijelölését, ezzel nemcsak azt jelezve, hogy mely irategyüttesekbe tartozik, hanem azt is, hogy mely iratok tartoznak össze. Ezért látják el a levéltárak, kézirattárak egyedi jelzettel az irataikat. Az egyedi és fix azonosító fontos követelmény az irat identitásának (egyediségének) és hitelességének megőrzéséhez. Az egyedi azonosítót egy rugalmas rendszer alapján érdemes létrehozni, ami képes utólag befogadni új iratokat, külső azonosítókat, új típusú dokumentumokat. Az azonosítók jelentősége nagymértékben megnőtt az e-világban. Egyrészt napi gyakorlattá vált különböző intézmények adatbázisainak, digitalizált iratainak integrációja pl. egy levéltári portálon, és a nem megfelelő, nem egyedi azonosítók komoly zavart okozhatnak. Ezért vannak nemzetközi törekvések az egyedi azonosítók szabályainak kialakítására.18 Másrészt, amint azt a következő fejezetben látni fogjuk, az e-iratok struktúrája jellemzően sokkal bonyolultabb, mint az analógoké, ezért számtalan olyan új, a felhasználó számára gyakran láthatatlan azonosítót is alkalmaznak, amelyek az analóg világban isme- 18 Már a levéltári leírásra kidolgozott nemzetközi szabvány, az 1994-ben megjelent ISAD(g) is hangsúlyozta az egyedi azonosító jelentőségét. Az informatikai világban pedig több szabvány létezik az egyedi azonosítókra, főként azért, hogyha a digitális objektum helye megváltozik, akkor az új helyen is lehessen azonosítani. Ilyen pl. a Universal Resource Names (URN) vagy a Digital Object Identifiers (DOI) vagy a Persistent Uniform Resource Locators (PURL).
