Körmendy Lajos: Elektronikus iratok és levéltár. [Budapest,] 2017.

2 Levéltári kihívások az analóg és a digitális világban - 2.1 Kihívások és levéltári válaszok

13  Az egyszerűbb, kevésbé szigorú felfogás csak a fondok tisztelete elvét tekinti fontosnak, ami azt jelenti, hogy a levéltárban egy fond iratai nem keveredhetnek egy másik fond irataival, viszont a fondon belüli struktúra kialakításában nagy szabadságot ad a levéltárosnak.  A szigorúbb felfogás a fondok tiszteletén túl respektálja a fondokon belüli eredeti rendet is, mondván, hogy az lényegében tükrözi a létrehozó szerv struktúráját; ez azt eredményezi, hogy levéltári feldolgozáskor az iratképző által kialakított iratstruktúrát a lehetőség szerint nem változtatják.

11 A provenienciaelv alkalmazása előtt a levéltárosok igyekeztek darabszinten leírni az iratok tartalmát, kiemelni belőlük a kulcsszavakat (mutatók) vagy tárgyi, formai csoportokba rendezték az iratokat, szintén ellátva őket különböző segédletekkel (pl. listákkal, mutatókkal). A bürokrácia által termelt, gyorsan növekvő iratmennyiség már az újkorban lehetetlenné tette a darabszintű leírást, a mesterséges tárgyi besorolás pedig, mivel rendkívül szubjektív, nem tette lehetővé a megfelelő információ-visszakeresést. A besorolás ugyanis mindig az indexáló érdeklődését és tudását tükrözi, a kutató, különösen egy késői korban, már más fogalmakban gondolkodik, így nagy valószínűséggel nem fogja megtalálni az általa keresett információt. Elég megnézni a 18. vagy 19. századi indexeket, hogy rádöbbenjünk, mennyire más tárgyszavakat tartottak fontosnak az adott kor levéltárosai, mint mi. Ráadásul a jogállamiság kiépülésével kétségessé vált az ilyen drasztikusan átrendezett, kiselejtezett iratok hitelessége is. A provenienciaelv alkalmazásával viszont a hitelesség jól megőrizhető, és az információk is jó eséllyel megtalálhatók. (Ennek részletezését lásd a 3.8. fejezetben.)

12 A következő nagy változás a levéltártanban a 20. század közepére datálódik, amikor elsősorban az állam egyre kiterjedtebb szerepvállalása miatt ugrásszerűen megnőtt a keletkezett és feldolgozandó iratok mennyisége. Itt az új korszak nem köthető egy olyan ki- 11 Elsősorban az adott ország adminisztrációs és irattári gyakorlatától, illetve hagyományaitól függ, hogy hogyan fedi az iratok struktúrája az iratképző szervezeti felépítését. Ahol a német eredetű ún. regisztratúra rendszer (irattári terv) hagyománya érvényesül, a megfelelés általános, másutt kevésbé. Lásd Michel Duchein: Le respect des fonds en archivistique: principes théoriques et problèmes pratique. In: La gazette des archives, 1977, 90-91. old., valamint a Le principe de provenance et la pratique du tri, du classement et de la description en archivistique contemporaine. In: Janus 1998.1, 96-97. old., valamint Peter Horsman: The Last Dance of the Phoenix or the De-discovery of the Archival Fonds. In: Archivaria No. 54, Fall 2002, 12. old. 12 A provenienciaelvnek komoly hátrányai is vannak. Az adminisztráció, főképp az állami szektorban, gyorsan és gyakran változik: szervek, hivatalok szűnnek meg, olvadnak be más szervekbe, újak jönnek létre, és ezek a változások gyakran régi fondok lezárását és újak születését eredményezik. Egy adott ügykör – pl. bevándorlási ügyek – kompetenciája akár fétucatnyi hivatal között is vándorolhat 20-25 év alatt, ami levéltári szempontból nem hosszú idő, és ez nagyon megnehezíti a kutató feladatát. Eme hiányosság orvoslására dolgozták ki ausztrál levéltárosok az ún. sorozat elvet, aminek kifejtésére itt nincs hely. (Erről lásd pl. Peter Scott: The Record Group Concept: a Case of Abandonment. In: American Archivist 29 (1966) 493-505. old.