Koroknai Ákos – Künstler Ferenc – Szatucsek Zoltán – Vánkosné Timár Éva – G. Vass István: Az elektronikus iratok archiválásával összefüggő kérdések áttekintése. Levéltári Szemle, 51. (2001) 3. 3–10.
Mítosz 2: A levéltárnak informatikai múzeummá kell válnia ahhoz, hogy az elavult adathordozókon és szoftverkörnyezetben készült információkat fel tudja dolgozni. Ezt a mítoszt már a kezdet kezdetén megpróbálták a módszertani kutatások felszámolni, felhívni a figyelmet arra, hogy a „digitalizált információk mindig újabb és újabb típusú adathordozókra kerülnek átírásra, és így mellőzni lehet a technikailag már korszerűtlenné vált géppark üzemképes állapotban való megőrzését".4 A tapasztalatok tükrében azonban nagyon fontos a felelősség pontos elhatárolása és az ellenőrzés. A nem selejtezhető rekordok hardver és szoftverfrissítéséről a levéltárba adást megelőzően az iratőrzőnek, azt követően pedig a levéltárnak kell gondoskodnia oly módon, hogy a másolás, illetve konvertálás során az irat tartalma, szerkezete és kontextusa ne sérüljön, az iratot leíró adatok megőrződjenek. A jelenlegi jogszabályok minderről csak általánosságban rendelkeznek. Mítosz 3: A jövőben nem lesz szükség levéltárra, legfeljebb virtuális értelemben A hálózatok megjelenése felszámolja azt a kényszert, hogy az iratokat fizikailag egy helyen kelljen tárolni. Ezzel párhuzamosan jelent meg a nemzetközi szakirodalomban a virtuális levéltár gondolata,5 amely azt jelentené, hogy a fizikailag elkülönülten tárolt adatbázisok, között csak egy magasabb szintű adatbázis részeiként lenne kapcsolat. Hazai törekvések is vannak már arra, hogy az iratok megőrzését hosszú távon is a keletkeztető intézményre bízzák. A nemzetközi levéltári gyakorlat azonban egyértelműen a fizikai átvétel mellett foglal állást.6 Túl azon, hogy a korábban papír alapúként keletkezett iratanyag feldolgozása még hosszú-hosszú évtizedekig bőséges rendezési selejtezési, segédletkészítési munkát biztosít a levéltárosoknak, fontos szempont lehet a fond egysége. Másrészt a fizikai tárolás decentralizálása nem jelentheti az iratkezelési felügyelet, értékelés, selejtezés decentralizálását. A legkevésbé központosított levéltári szerkezetben is szükség lesz az elektronikus iratokkal kapcsolatos archiválási feladatok megosztására az irat keletkeztetője és a levéltár között. 4. Trendek A fent vázolt újdonságok már a jelenkori gyakorlat problémái. De a hosszú távú tervezéshez szükséges lenne látni a fejlődés főbb irányait is. Mint a szakirodalom több helyen rámutat, az információtechnológia fejlődésének gyorsasága miatt néhány évre is lehetetlen előre megjósolni, hogy milyen újabb kihívásokkal kell szembenéznie majd a jövő levéltárosának. A levéltáros felelősségét azonban ez nemhogy csökkentené, de 4 BORDA JÓZSEF - MATÓK GYÖRGY - NÉMETH LÓRÁNT: Számítástechnikai adatok, adathordozók archiválása. Elemző tanulmány. 1983 június. Kézirat. ÚMKL könyvtára. KAMPFFMEYER, ULRICH: Electronic documents management markét: Technologies and Solutions. DLM Forum, 1999. 6 Vö\: HOFMAN, J.: i. m. 80-87., ahol a szerző a Holland Nemzeti Levéltár Digitális Raktár projectjével kapcsolatosan ismerteti a hasonló kísérleti programokat. 6
