Kohút Sára – Laczlavik György: A scopeArchiv öt éve a Magyar Nemzeti Levéltárban. Levéltári Szemle, 69. (2019) 1. 39–60.
45 2019/1. A levéltári anyag kutatási célú használatának biztosítása során rögzítendő adatokat pedig a VII. táblázat összegzi. A szakmai rendelet 40. § (3) bekezdése alapján a levéltár az általa készített leírást az iratanyag rendezettségéhez, tartalmi sajátosságaihoz igazodva, a kutatás és tájékoztatás céljainak megfelelően kiegészíti, részletezi, és a használhatóság, a levéltári tájékoztatás érdekében feltáró jellegű segédleteket, adatbázisokat készít. A fondok és állagok, valamint ezt meghaladóan valamennyi leírási egység adatai – szinkronizáció után – online elérhetőek a kutatók számára az Elektronikus Levéltári Portál (ELP) publikus felületén,11 így az iratanyag leírási egy ségekben történő leírása után már nem szükséges külön kutatói segédletet készíteni, minden megoldható a scopeArchivban. Az ELP-en keresztül nemcsak az online beiratkozás lehetséges, hanem a leírási egységekre kérőlap leadása is. Kérésleadáskor a kutató kiválasztja a kutatni kívánt leírási egységet (abban az esetben, ha a raktári nyilvántartás nincs még rögzítve a scopeArchivban, vagy nem elég részletes és nem tartalmazza a kikérés szintjét, egy szöveges Jelzet mező ad lehetőséget a kérés pontosítására) és elküldi a levéltárnak a kérőlapot. Ilyenkor a szakrendszer automatikusan generálja a kérőlapot kitöltött adatokkal, tehát se a kutatónak, se a kutatószolgálattal foglalkozó levéltárosnak nem kell manuálisan bevinnie azokat. Továbbá ha digitális tartalmat kér ki a kutató, az ELP-n lévő fiókjának segítségével a kiszolgálás módjának függvényében megnézheti mindezt az MNL bármely kutatótermében (kutatói kéréskiszolgálás belső tárhelyre), vagy pedig a levéltár falain kívül is (kutatói kéréskiszolgálás külső tárhelyre). A scopeArchiv alkalmazásának nehézségei a Magyar Nemzeti Levéltárban Adminisztratív és operatív nehézségek A szakrendszer használatba vétele 2013-ban – idő- és tapasztalathiány miatt – nem volt zökkenőmentes. A bevezetés előtt nem volt lehetőség a tesztidőszakra, s ugyancsak idő hiányában a szükséges – az MNL állományát figyelembe véve – 30–40 fő kulcsfelhasználó kiképzése is elmaradt, valamint az általános (felhasználói) oktatás sem valósulhatott meg. A scopeArchiv bevezetése (2013 novembere) után az MNL széttagoltsága is komoly gondot okozott. Ugyan csak 3-4 oktatási alkalomra került sor az OL-ban is – amelynek során frontális oktatás keretében egy-egy modul egy részét lehetett bemutatni a tesztkörnyezetben, ami jelentősen különbözött az éles rendszertől –, mégis a központi szervezeti egységek (elsősorban az OL) földrajzi helyzetüknél fogva így is előnybe kerültek a szakrendszer alkalmazása terén a megyei tagintézményekkel szemben, hiszen sokkal koncentráltabban dolgoznak munkatársaik, mint a 20 megyei 11 Ezzel eleget téve a R. 40. § (1) bekezdésben foglaltaknak. Portál elérhetősége: www.eleveltar.hu A scopeArchiv öt éve
