Kohút Sára – Laczlavik György: A scopeArchiv öt éve a Magyar Nemzeti Levéltárban. Levéltári Szemle, 69. (2019) 1. 39–60.
49 2019/1. gáltató rendszer, amely csak egységesen kezelve látja el feladatát. A nemzetközi levéltári adatcserét lehetővé tevő, az ISAD(G) szabványnak maradéktalanul megfelelő módszertan elsajátítása pedig saját levéltárszakmai fejlődésünket szolgálja. A szemléletváltás természetesen minden területen szükséges. A szakrendszer adaptálásának gyorsítását szolgálná, ha a kötelező adatszolgáltatások során (KultStat, intézményi beszámoló) a scopeArchiv adatbázisának logikája szerint kellene számot adni a nyilvántartásról, a kitöltendő sablonok, űrlapok összhangban lennének az exportálható tartalom szerkezetével. 2019-et megelőzően például az intézményi beszámolóban a tárgyévi gyarapodást törzsszámonként volt szükséges megadni, míg ez a scopeArchivból naplóbejegyzésenként exportálható. Tekintve, hogy egy naplóbejegyzés több törzsegység adatait tartalmazhatja, a vezető kollégák – mivel nem tudták kinyerni a megfelelő formában az adatokat – párhuzamos nyilvántartásvezetésre voltak (vannak) kényszerülve. Nem használt funkciók ■ Másolatkérés A kutatói másolat-megrendeléseket a Másolatkérés modul segítségével lehet adminisztrálni és menedzselni a szakrendszerben. A Leírási egységek modullal kiegészítve naprakész nyilvántartást képes nyújtani arról, mely iratról készült már kutatói másolat. ■ Kérések-workflow A kérések/kérőlapok rekordjainak létrehozása után le tudjuk képezni az egyes folyamatlépéseket (Új, Várólistán, Előkészítés alatt, Kiadható, Sztornó, Folyamatban, Kutatóterembe/tárhelyre érkezett, Kutatónál, Visszavéve, Reponálva, Befejezett) a státuszállítás funkcióval. Mindez teljesen szükségtelenné tenné a papíralapú kérőlapok párhuzamos vezetését. ■ Online kikérés Az online kérésleadás és beiratkozás technikai háttere megoldott, nem szükséges ehhez az egyes irat szintű nyilvántartás léte. Abban az esetben, ha a kutató egyes iratot kér, viszont csak fond/állag szintig van nyilvántartva a levéltári anyag, a kérőlapot az állaghoz kell kapcsolni és egy plusz mező segítségével (Jelzet) rögzíteni a kérés további jelzetelemeit. A KÖFOP projekt lezárulása után ezt és az előző funkciót tervezzük bevezetni 2020-tól először OL, majd MNL szinten. ■ Virtuális rendezés A szakrendszer lehetőséget biztosít számunkra nemcsak az iratanyag leírására, hanem rendezésére (virtuális rendezés) is. A módszer leginkább a még egyáltalán nem jegyzékelt anyag esetében alkalmazható. Ez a fajta módszer szorosan összefügg az irat-A scopeArchiv öt éve
