Jónás Róbert: Az informatika és az információs társadalom hatása a levéltárakra. Rendszerváltó, 2. (2017) 1. 57–60.
Rendszerváltó és archívum hető segédletek nem az ő igényeikhez és tudásszintjükhöz igazodva íródtak, így azokat komplikáltnak, nehézkesen felhasználhatónak érzik. Az amatőr kutató a levéltárat tulajdonképpen adatszolgáltatónak tekinti, amitől könnyen áttekinthető, gyorsan feldolgozható adatot vár el. Teheti is, hiszen a legtöbb levéltár állami intézmény, ahol az amatőr kutató az információt igénylő állampolgárként jelenik meg, a levéltárosban pedig az intézményhez tartozó kiszolgáló személyzetet látja. Ebben az átalakulásban az informatika szerepe kettős: egyszerre kikényszerítője és felgyorsítója a változásoknak. A hagyományos levéltári funkció mellett, amelynek elsődleges feladata a megőrzés és kutathatóvá tétel, megjelent a szolgáltató levéltár koncepciója is, amely az információs és kommunikációs eszközök alkalmazásával lehetőséget teremt a felhalmozott tudásanyag online felületeken, felhasználóbarát környezetben történő nyilvánossá tételére. A levéltárak működésében ezért mind nagyobb szerepet kap az őrzött anyagokhoz való hozzáférés modern módszerekkel történő támogatása. Természetesen az online felületeken közölt tartalmakra ugyanúgy érvényesek az iratokra és a személyiségi jogokra vonatkozó jogszabályok, mint a papíralapú dokumentumok esetében. A gyorsan és egyszerűen felhasználható tartalmakra vonatkozó egyre növekvő igény mind gyakrabban kérdőjelezi meg a hagyományos, papíralapú segédletek létjogosultságát. A különféle jegyzékek, bibliográfiák, kronológiák, repertóriumok elektronikus formában sokkal könnyebben áttekinthetők és felhasználhatók, megkönnyítve a kutatók számára a szükséges adatok megtalálását a tárolt iratállományokban. Emellett rendelkeznek azzal az előnnyel is, hogy könnyen bekapcsolhatók a felgyorsult információáramlásba. Ma már egyre több intézmény honlapján elérhetők a rendszeresen frissített fond- és állagjegyzékek, valamint egyéb segédletek, emellett számos dokumentum is kutatható már online eléréssel. Az informatika térnyerésének köszönhetően a levéltárak egyre több elektronikus iratot tárolnak. Az ilyen iratok egyik gyenge pontja az eszközfüggőség: nincsenek fizikai tulajdonságaik és nem tekinthetők meg számítógép nélkül. Az eszközök tekintetében a hardverek elavulása alig öt-tíz év, a szoftverek esetében pedig ez az idő még rövidebb. Az elektronikus iratok speciális körülményeket igénylő tárolása és használata a biztonság kérdését is új dimenzióba helyezi. Az információs társadalom által termelt iratok egyre nagyobb százalékban már eleve elektronikusak, nincs papíralapú példányuk, így a levéltárakba kerülő anyag is egyre nagyobb arányban tartalmaz elektronikus iratokat. Az informatikai rendszerek előnye igazán akkor használható ki, ha az internet nyújtotta lehetőségeket is magában foglalja. Ugyanakkor alapszabály, hogy az interneten nincs tökéletes biztonság vagy áthatolhatatlan védelem. A zsaroló vírusok elterjedésével egyidejűleg szembe kell nézni azzal a kockázattal is, hogy egy levéltár teljes elektronikus iratállománya áldozatául eshet egy ilyen támadásnak. Az informatika jelentősége és a fejlődés gyorsasága kettős kihívás elé állítja a levéltárakat, ahol az informatikai stratégiák körében foglalkoznak ezzel a kérdéssel. Az informatika jelentősége megköveteli a hosszútávú stratégia megalkotását, a fejlődés gyorsasága ugyanakkor teljesen bizonytalanná teszi a stratégiaalkotáshoz szükséges biztos támpontok kijelölését. A levéltárak számára nem csupán az adatok elektronikus tárolása a cél, hanem az is, hogy ezek az adatok több évtizedes, vagy még nagyobb időtávlatban is felhasználhatók maradjanak. A levéltári informatikai stratégiák egyik legfőbb kérdése, hogy hogyan alkalmazkodjon a levéltár ezekhez a gyorsan változó igényekhez. Hogyan tegyen az elektronikus információáramlás részévé olyan dokumentumokat, amelyek arra nem alkalmas technológia részeként születtek, és hogyan garantálarchivum.retorki.hu/folyoirat 59
