Haraszti Viktor: Digitalizálás a gyakorlatban. Levéltári Szemle, 52. (2002) 4. 3–18.
HARASZTI VIKTOR DIGITALIZÁLÁS A GYAKORLATBAN Bevezetés A 21. sz. elején a levéltárak társadalmi, sőt gazdasági életben betöltött helyét kiemelten határozza meg az informatika minden mást elsöprő fejlődése, az ebből eredő kihívások. A digitális irat mára valósággá vált, és már nem az a kérdés, akarunk-e digitalizálni, hanem az, hogyan, miképp vegyünk-vehetünk részt benne. A gazdasági élet terén korábban és mára az államigazgatás terén is kiemelt terület lett a munkafolyamatok elektronikus követése, beleértve az elektronikus iratkezelést is. Az eKormányzat, annak részeként az elektronikus iratkezelés egyre inkább valóság a hivatal, az ügyfelek és a levéltárak részére is.1 A gazdasági társaságok iratkezelésének egyre nagyobb hányadát teszik ki az elektronikus iratok, amelyek papíralapon meg sem jelennek, és ha igen, akkor sem a papíralapú formájuk kerül irattárba. Az integrált elektronikus iratkezelő rendszerekben keletkeztetett maradandó értékű iratok átvételénél csupán a meglévő, papíralapú adathordozóknál több-kevesebb sikerrel hatékony levéltári jogszabályokra hagyatkozni nem lehet." A témakörben a Levéltári Szemlében korábbanJ már megjelent egy összefoglaló tanulmány és a legutóbbi számban levéltárosi oldalról a levéltári digitalizálás kérdéskörének vizsgálata történt meg.4 Néhány éve részese lehetek egy magas követelményrendszert felállító és jelentős iratmennyiséget feldolgozó digitalizálási projektnek, amelyben az Állami Privatizációs és Vagyonkezelő Rt. iratanyagának feldolgozása folyik.5 Ugyanakkor levéltári szakfelügyelőként több olyan kérdéssel szembesülhettem, amely az informatika levéltári alkalmazásával kapcsolatban merült fel. Az általunk használt digitalizálási gyakorlatból Vö.: WEBER, HARTMUT: Elektronikus levéltárak az Electronic-Government rendszerében. Ford.: TUZA CSILLA) Levéltári Szemle, 52. (2002) 2. sz. 52-54., ill. a hazai elképzeléseket 1.: Elektronikus Kormányzati Program, 2001. július, URL: http://www.ikb.meh.hu/ekormanyzat 2 Vö.: BOGNÁR LÁSZLÓ-SÁRKÖZI JÁNOS: A multinacionális cégek iratkezelésének néhány sajátos vonása. A Magyar Levéltárosok Egyesülete 2001. évi vándorgyűlése, Esztergom, 2001. május 23-25. Szerk.: BANA JÓZSEF-BREINICH GÁBOR-KÁLI CSABA. 49-72. 3 CSEH GERGŐ BENDEGÚZ-KÖRMENDY LAJOS-NÉMETH ISTVÁN-RÁDI PÉTER-REISZ T. CSABA-SZŐKE ZOLTÁN: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. sz. 4-36., valamint erre: LAKOS JÁNOS: A levéltárak új világa — megjegyzések a Levéltárak helye az információs társadalomban...című tanulmányhoz. Levéltári Szemle, 51. (2001)4. sz. 54-65. 4 CSEH GERGŐ BENDEGÚZ-KÖRMENDY LAJOS-RÁCZ GYÖRGY: Digitalizálás a levéltárakban. Levéltári Szemle, 52. (2002) 3. sz. 3-18. ? Az Állami Privatizációs és Vagyonkezelő Rt. Igazgatósága az 1995. évi XXXIX. tv. 24. § (2) bek-ben kapott felhatalmazás alapján 1998 áprilisában hozta létre a PRIV-DAT Dokumentum Archiváló és Tároló Kft-t. A 100%-ban állami tulajdonú társaság kiemelt feladata a privatizációs folyamat során a központi privatizációs szerveknél keletkezett iratok őrzése, rendszerezése és rendezése, továbbá a kezelésébe adott dokumentumokból a korszerű adatszolgáltatás megszervezése, ennek keretében az iratok elektronikus archiválása. Fenti tevékenységgel párhuzamosan, de attól minden elemében elkülönülve a társaság vállalkozik más szervek — hivatalok, cégek stb. — iratainak őrzésére és kezelésére is. 3
