Haraszti Viktor: A Domea©-koncepció és hatása az elektronikus iratkezelésre Németországban. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 36–46.
ri elődje) közreműködésével oldották meg.30 A központ feladata az elektronikus iratok (adatok) és metaadataik tárolása, őrzése, az adatok integritásának, fennmaradásának, hosszú távú használatának biztosítása, az adathordozók tárolására megfelelően kialakított, biztonságos, klimatizált tárolóhelyek működtetése; mindez az illetékes levéltár szoros felügyelete mellett. Mind az illetékes levéltárnak, mind az arra jogosult felhasználóknak az Informatikai Központ biztosítja a hozzáférést a tárolt adatokhoz, fontos kitétel azonban, hogy mindig az illetékes levéltár joga az illetékességébe tartozó levéltári anyag használatának szabályozása, természetesen a jogszabályi kereteken belül. A tárolt adatok egy másolati példányát az illetékes levéltár is megkapja, mindaddig, míg a levéltár rendelkezésére álló szerverkapacitás ezek tárolását lehetővé teszi. Az alsó-szászországi megoldás a levéltárakról az elektronikus adathordozók tárolásának, időszakonkénti átmásolásának költségét az Informatikai Központra hárította. A hatályos adatvédelmi szabályozás miatt jelenleg az elektronikus adatok-iratok használata csak az illetékes levéltáron keresztül lehetséges. Mind a hét alsó-szászországi levéltár a tartományi közigazgatás által használt TELENET hálózaton keresztül kapcsolódik az Informatikai Központ megfelelő szerveréhez és így a levéltárosok, kutatók, ügyfelek a levéltárban juthatnak hozzá a keresett adatokhoz. A DOMEÁ^-koncepcióban foglaltakra építve önkormányzati elektronikus levéltár kiépítése felé tett lépésekről tájékoztat a mintegy 40 ezer lakosú észak-németországi Buxtehude város levéltárosa. A városi levéltár legrégebbi oklevele 1328-ból származik és az őrzött iratok évköre napjainkig terjed. A város két levéltárosa összesen 1400 ifin. iratanyag gondozásáért felelős.31 A város vezetése a 2002-es évben határozta el a városi közigazgatás elektronikus iratkezelésre átszervezését. Munkacsoportot hoztak létre, melybe a levéltár képviselőjét is meghívták. A bevezetésre kerülő szoftver kiválasztásánál egyenrangú szempont volt a DOMEA®-koncepció elveinek történő megfelelés és az esetenként speciális városi önkormányzati igények teljesítése. Amint azt a cikk levéltáros szerzője hangsúlyozza, kiemelt fontosságúnak bizonyult, hogy a levéltári igényeket már a projekt kezdeti szakaszától figyelembe vették. Az e-közigazgatás kialakítását az adóigazgatási iratokkal kezdték meg. Az 1997-2004 közti iratokat teljes körűen digitalizálták és a munka befejeztével ezeket az iratokat már kizárólag elektronikus formában használják. Az elektronikus levéltár kiépítése 2005-ben történt meg, a hagyományos levéltár keretei közt. A nem selejtezhető, maradandó értékű elektronikus ügyiratok ügyviteli értékük megszűntével elektronikus úton kerülnek a levéltárba. Miután az átadó önkormányzat és az átvevő levéltár ugyanazon szoftvert használja, így kompatibilitási gondok nem léphetnek fel és az upgrade is biztosított. Az elektronikus iratok selejtezésénél a levéltárosnak módja van az iratok egyedi adatlapjait (metaadatait) megtekinteni és adott esetben az elektronikus iratba is betekinthet. Ennek segítségével a papíralapú iratselejtezés ellenőrzési lehetőségénél hatékonyabb eszköz áll a rendelkezésére a maradandó értékű iratok kiszűrésére. Ha a selejtanyagban értékes információ nem rejtőzik, úgy az adatok megsemmisítése megtörténhet. 30 Verwahrung, Erhaltung und Nutzung des aus automatisiert gefiihrten Daten bestehenden Archivgutes der niedersachsischen Staatsarchive" (RdErl. d. StK v. 24.9.1996, Nds. MB1.1996) 31 BERND UTERMÖHLEN: Erfahrungen bei der Einfuhrung eines Dokumentenmanagementsystems bei der Stadt Buxtehude. Archiv-Nachrichten Niedersachsen 200.5/9. 75-80. 44
