Cseh Gergő Bendegúz – Lux Zoltán: Informatika a Történeti Levéltárban. In: Gyarmati György (szerk.): Trezor 3. Az átmenet évkönyve. Budapest, 2004. 283–294.
pillanatnyi helye is pontosan nyomon követhető lesz. Az intézmény vezetői saját részlegük munkáját a központi adatbázis segítségével koordinálhatják: ezen keresztül szignálhatnak ügyiratokat, tűzhetnek ki határidőket és ellenőrizhetik azok betartását. A központi adatbázishoz kapcsolódó fotóadatbázis révén virtuálisan rendezhető és feldolgozható lesz a levéltár történeti értékű fényképanyaga. A tudományos kutatók jelenleg a kutatóteremben elhelyezett nyilvános munkaállomásokon, a későbbiekben pedig az intézmény internetes honlapján is használhatják majd a központi adatbázis meghatározott információit, kereséseket és leválogatásokat is végezhetnek. Az intézmény a fent vázolt informatikai rendszerre támaszkodva próbál megfelelni a jogszabályok által meghatározott feladatoknak: az adatvédelmi szempontok betartása közepette nyújtandó különböző típusú adatszolgáltatási kötelezettségeknek, a kutatók kiszolgálásának, valamint az iratanyag mind mélyebb és alaposabb levéltári feldolgozásának. Jegyzetek (1) Lásd erre vonatkozóan: Petrikné Vámos Ida: Iratok a Történeti Hivatalban. Vázlat a volt állambiztonsági szervek iratanyagának irattani feltárásához. In Trezor 1., Történeti Hivatal évkönyve 1999. (Szerk.: Gyarmati György) Bp. Történeti Hivatal, 1999. (2) A z állományvédelmi szempontokat semmilyen formában nem vették ugyanis figyelembe az iratok kötésekor, fűzésekor, a szakadozott oldalak ragasztgatásakor. Lásd erre vonatkozóan B. Balsai Jolán írását az állományvédelemről e kötetben. (3) Természetesen a fejlesztő céggel szemben támasztott írásbeli követelményrendszer az itt vázlatosan jelzett pontokon túl is számos, részletekbe menő igényt fogalmazott meg, ezek ismertetése azonban nem tárgya írásunknak. (4) A fenti megoldások ellenére az adatok redundanciáját nem sikerült teljes mértékben kiküszöbölni, mivel a sok esetben pontatlanul, hiányosan vagy hibásan rögzített személyes adatok nem adnak egyértelmű támpontot a különböző helyről származó töredék-információk egyesítésére. (5) Csonkolt keresésnek nevezzük azt, amikor a megadott kereső kifejezést egy szövegkörnyezetben is keressük, azaz nem csak azokat a rekordokat szeretnénk megtalálni, ahol az adat karakterről karakterre megegyezik a kereső karakterlánccal (kifejezéssel), hanem megengedjük azt is, hogy a kereső kifejezés előtt és/vagy utána is lehetnek karakterek. Ez nem csak hosszabb leíró jellegű mezők esetében lehet hasznos, hanem már nevek esetében is, például gondoljunk a Zilachy névre, amelyet ha esetlegesen elírtak, például a szóvégi „y” helyett „i”-t írtak, akkor a „Zilach” kereső kifejezéssel mindkettő megtalálható. (6) Ha például tudjuk, hogy a keresett személyt Kovács Gábornak hívták, de a „Kovács” név el lehetett írva akár „Kováts”-ra, akkor ha csupán a kereső kifejezést a végéről csonkolva keressük, akkor a „Kovács” nevű személyek nagy számából adódóan a keresés eredménye áttekinthetetlen lehet. Ezekben az esetekben lehet hasznos, ha például a „Ková__ Gábor” kereső kifejezést használjuk csonkolás nélküli beállítással, ahol a jel pontosan egy, de tetszőleges karaktert jelent. A „Ková__Gábor” kereső kifejezéssel így megtalálható a „Kovács Gábor” és a „Kováts Gábor” is.
