Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Németh István – Rádi Péter – Reisz T. Csaba: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. 4–36.

A levéltári információ rendkívül bonyolult, erősen strukturált, és általában csak indirekt módon — az információs kört lépésről-lépésre szűkítve — megközelíthető. Az új felhasználók számára ez a rendszer érthetetlenül komplikált, ők közvetlenül és azonnal szeretnének eljutni a keresett irathoz. Ez implicite azt jelenti, hogy olyan, a könyvtári rendszerhez hasonló, szinte iratszintű segédleteket várnak el, amelyek ma csupán korlátozottan találhatók meg a levéltárakban. Nyilvánvaló, hogy a levéltárak nem adhatják fel a proveniencia-elven nyugvó segédletrendszerüket, és nem képesek az iratanyaguk egészéről vagy nagyobb részéről darabszintü segédletet készíteni — ez egyrészt az iratanyag terjedelme miatt lehetetlen, másrészt az iratok rendje sem teszi szükségessé, nem beszélve a rendezetlennek tekinthető anyagról. Feltétlenül szükséges viszont az új kutatót erről tájékoztatni. Ha ugyanis pontos és közérthető információt kap a levéltár működéséről, az itt őrzött forrásokról, azok őrzési módjairól és használatukról, akkor nem fog olyan elvárásokkal élni, amelyek irreálisak. Az informatika hatására a segédlet fogalma az elmúlt évtizedben gyökeresen átalakult. A klasszikus, könyv formájú segédletek, ha nem is tekinthetők elavultnak, egyre inkább háttérbe szorulnak, és szerepüket átveszik az elektronikus segédletek. Ezek már lehetővé teszik, hogy a szakmai követelményeket összeegyeztessük a kutatói elvárásokkal. Segítségükkel integrálhatjuk az összes segédlettípust — sőt, az alapnyilvántartások egy részét is — egy elektronizált információs (adatbázis) rendszerbe, a világszerte elterjedt többszintű levéltári leírás a legjobb példa erre. Ez egyesítheti a fondnyilvántartást, a fond- és állagjegyzéket, a kalauzt, a repertóriumokat stb. A kutatóknak szóló információ (segédlet) és a levéltáros munkájához szükséges adatok (nyilvántartás) elválasztása, valamint a hozzáférés szabályozása egyszerű számítástechnikai feladat. Az integrált, többszintű adatbázisok — természetesen megfelelő szoftverrel ellátva — azt is lehetővé teszik, hogy a kutató direkt módon érje el az információt, hiszen pl. ha begépeli a keresett családnevet, akkor találatként megkap mondjuk egy sorozatcímet (a családnév ebben szerepel), de a rendszer kiírja, hogy a sorozat milyen állagban, fondban és levéltárban található. A rendszer felhasználói felületét (amit a kutató a számítógép monitorján lát, ahogy számára az adatok megjelennek) úgy kell megtervezni, hogy áttekinthető és közérthető legyen. Az elektronikus segédleteket egyre gyakrabban teszik közzé az interneten. Figyelembe véve a hálóhasználók számának robbanásszerű növekedését, nem nehéz megjósolni, hogy pár éven belül alapvető követelmény lesz minden levéltár számára, hogy a rendelkezésre álló segédleteket így is hozzáférhetővé tegye. 3.1.3. Tudományos kiadványok Fentebb láttuk, hogy a levéltárak tudományos szerepköre funkció- és feladatváltozás miatt megváltozott, a hagyományosan levéltári feladatnak tekintett történelem-segédtudományi tevékenység a levéltárosok egyre szűkebb körére korlátozódik. Nem jelenti azonban mindez azt, hogy a társadalom ne várná el továbbra is olyan kiadványok megjelentetését, amelyek a professzionális és az amatőr kutatórétegnek egyaránt segítségére vannak: szakkönyveket, forráskiadványokat, segédleteket, tanulmányokat. A szakmai közösségben ugyanakkor egyre nagyobb az igény a kimondottan levéltártani kiadványok 13