Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Németh István – Rádi Péter – Reisz T. Csaba: A levéltárak helye az információs társadalomban, a levéltári anyag informatikai feldolgozása. Levéltári Szemle, 51. (2001) 1. 4–36.
nyos iratokkal az elektronikus iratok nem rendelkeznek azokkal a fizikai tulajdonságokkal, amelyek eligazítást adnak az irat funkcionális és adminisztratív összefüggéseiről. A papíralapú irat által hordozott információk szabad szemmel olvashatók, az egyedi iratok pedig a hozzájuk kapcsolódó többi papíralapú irattal együtt egy-egy ügyiratot, aktát vagy dossziét alkotnak, tehát az összefüggések is segédeszköz nélkül láthatók. Ezzel szemben az elektronikus irat által hordozott információt „rejtett", elvont elektronikus kódok képviselik, amit csak egy bonyolult gépi berendezés képes értelmezni, ember számára értelmezhető formában megjeleníteni. Ha a kódok olvasására alkalmas eszközök (szoftver/hardver) nem állnak rendelkezésre, az elektronikus irat használhatatlanná válik. Emellett az elektronikus iratok gyakran olyan, látható rendezettséget nem mutató adatbázisokban vannak, melyek a felhasználó számára megfelelő hardver és szoftver nélkül nem teszik lehetővé az egyedi iratok közötti kapcsolatok és összefüggések megértését. Az elektronikus irat is lehet többszintű, strukturált, ami lehetővé teszi, hogy az irat részei a felhasználó igényei szerinti csoportosításban, illetve formában jelenjenek meg. Egy relációs adatbázis táblái például különböző módon kombinálhatók, tehát ugyanabból az adathalmazból más és más adatcsoportokat kérdezhetünk le. Az internetes (HTML) dokumentumok pedig csaknem kivétel nélkül hypertext hivatkozásokat tartalmaznak, melyek révén olyan dokumentumokhoz jutunk el, melyek száma és struktúrája a felhasználó számára gyakorlatilag átláthatatlan. Felmerül a kérdés, hogy az elektronikus irat mely „nézetének" megőrzése szükséges az irat és összefüggései későbbi megértéséhez: a képernyőn megjelenő felhasználói nézet vagy a komplett adatbázis, amiből az adott lekérdezés származik? Web-dokumentumok esetében mit tartsunk meg, csak a fődokumentumot vagy a födokumentumot és a hypertext hivatkozásokat vagy mindezeket azokkal a dokumentumokkal együtt, amelyekre hivatkoznak? A kérdésekre nincs egyöntetű válasz, a szakmai (levéltárosi) közösség még a fejlett országokban sem alakította ki az etalonnak tekinthető álláspontját. A sikeres elektronikus iratkezelés alapvető feltétele, hogy az iratok adminisztratív dokumentálása mellett az iratok összefüggéseire, struktúrájára és felhasználási módjára vonatkozó információk az irat keletkezése pillanatában rögzítve legyenek. Ennek érdekében elektronikus iratkezelési szabályzatot kell alkotni, amelynek léte és betartása garanciát nyújt a fenti információk ismeretére és megőrzésére. Az elektronikus iratokra vonatkozó kísérőinformációk ugyanolyan fontosak, mint maguk az iratok, mert nélkülük azok értelmezhetetlenné válnak. Napjaink hivatali (állam- és közigazgatási, vállalati) informatikai rendszereiben már rendszeresen és tömegesen készítenek, továbbítanak és használnak elektronikus iratokat anélkül, hogy azok biztonságos megőrzése érdekében bármilyen rendelkezést vagy iratkezelési szabályzatot alkalmaznának. Például elektronikus leveleket és iratokat rendszeresen továbbítanak informatikai hálózatokon keresztül iktatás vagy más nyilvántartás vezetése nélkül, annak ellenére, hogy azokra a hatályos jogszabályok értelmében a hagyományos iratokkal azonos iratkezelési szabályok érvényesek. Komoly aggodalomra ad okot, hogy a digitális technológia növekvő mértékű alkalmazása következtében a kormányzati hivatalokban olyan elektronikus iratok keletkeznek, melyeket nem lehet vagy nehéz azonosítani és nyomon követni, sőt, melyek esetleg nem is szerepelnek a nyilvántartásokban, ezért a kormányzati munka társadalmi ellenőrzése és a maradandó értékű iratok megőrzése nem lehetséges. 8
