Borsa Iván: Középkori oklevelek egyes adatainak gépi feldolgozása a Magyar Országos Levéltárban. Levéltári Szemle, 42. (1992) 2. 27–39.
A mező kötelező, fix és nem ismételhető. — Pirossal nyomott. 3 — keltezés: A mező első, M jellel jelölt szakasza az évszám négy számjegyét, a második kisebb M jellel jelölt szakasz a hónap elöl 0-val kiegészített sorszámát, a harmadik jel pedig a nap sorszámát fogadja be. Ha a keltezés napja pontosan nem állapítható meg, de egy konkrét naphoz kötni lehet, hogy az oklevél az előtt, körül vagy után kelt, a nap sorszámához kapcsolódóan jelölt helyre e, k vagy u betű kerül. — Ha az oklevél évszáma nem volt megállapítható (a DL-ben kb. 5000 db), úgy ebbe a mezőbe az évszám helyére 9999 került. Ez jelzi, hogy az oklevélnek hozzávetőleges kelte (évköre) lett megállapítva. A mező kötelező, fix és nem ismételhető. — Pirossal nyomott. 4 — nyelve: Mármint az oklevél nyelve, mely csak a regeszta alapján állapítható meg és számára e mezőben egy betűnek van hely a nyelv vagy írás (cirillika, glagolita) jelölésére. A mező nem kötelező, fix és nem ismételhető. — Zölddel nyomott. — Megjegyzendő azonban, hogy az előkészítő munka során nem merült fel a két nyelven írt iratok kérdése. Ha napirendre kerül ennek kitöltése is, a mezőt vagy bővíteni kell, vagy ismételhetővé kell tenni. 5 — fennmaradási forma: A mező a következő fennmaradási formák betűjeleit tartalmazza: Eredeti E Átírás (teljesszövegű) A Tartalmi átírás T Másolat M Protocollum P Formulárium F Hibás adat javítása miatt áthelyezve X A mező első részében < > jel között az egyenlőségjel két oldalán egy-egy karakternek van hely. Az elsőbe kerül a fent látható kezdőbetű, a másodikba a fenti sorszám. E megoldást az indokolja, hogy a gép vagy betű- vagy számrendben tud rendezni. Minthogy a betűrövidítés szerint való rendezés nem minden esetben volna kielégítő, ezért a rövidítések egyfajta „rangsornak" megfelelő kódszámot kaptak. Pl. ha ugyanazon a napon egy oklevélkibocsátó több oklevelet adott ki, illetve a kiadott oklevele több formában maradt fenn, akkor előbb szerepeinek az eredetiek, a teljes szövegben átírtak stb. — A mező másik részében levő bejelölt helyre kilenc karakter erejéig szerepel az átírás vagy a másolat évszáma, ennek híján évköre, melyben keletkezhetett. A mező kötelező, fix és nem ismételhető. — Pirossal nyomott. 6 — megjegyzés: E mezőbe került a szöveg csonka voltára utaló megjegyzés, a 3-as mezőnél említett évkor, más évbe történt áthelyezésre való utalás stb. — Utólag meg kellett állapítani, hogy e mező a vegyes megjegyzések miatt nehezen kezelhetővé vált. Előbb-utóbb egyfajta rendszerezést kell adatai között végrehajtani. A mező nem kötelező, változó hosszúságú és nem ismételhető. — Zölddel nyomott. 7 — régi jelzet: A „régi jelzet" megjelölés a DL esetében helytálló, mert azt a jelzetet jelenti, amely alól az oklevél a DL-szám alá került. A DF esetében viszont azt a levéltári jelzetet adja, amely a DF-szám alatt őrzött fénykép eredetijének jelzete. Ez a mező ismételhető, illetve ismételendő abban az esetben, ha a DL- vagy DF-szám alatt két vagy több jelzet alól került két vagy több példányban megmaradt eredeti oklevél; vagy egyik jelzet alól az eredeti, a másik 31
