Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.
csak elektronikus formában (pl. BM, PM, APEH stb.), s hogy ezek - tartós megőrzést célzó - sikeres konvertálására is akad példa (pl. Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete). Az alkalmazott iratkezelési rendszerek többsége már jelenleg is alkalmas lenne az iratok rövid távú archiválására (levéltárba adásig), mivel azonban az esetleges ügyviteli érdeken kívül a szerveket erre semmi sem kényszeríti, - többnyire költségkímélő megoldásként - csak a komplex ügykezelő rendszerek iktatási, esetleg levelező moduljait vásárolják meg a szoftver-forgalmazóktól, -fejlesztőktől. A levéltáraknak azonban - a jelenlegi tendenciák figyelembevételével - arra kell felkészülniük, hogy ez rövid időn belül megváltozik (pl. az elektronikus aláírás bevezetésével), s mivel a szervek többsége nem lesz érdekelt, illetve képes a hosszú távú archiválásra, idejében meg kell tenniük a megfelelő lépéseket a jogalkotók felvilágosítása, valamint saját szervezetük, infrastruktúrájuk, személyi állományuk stb. felkészítése terén. 4. A problémák kezelése 4.1. Együttműködés külső szervekkel A levéltári szóhasználatban külső szerven általában a levéltár illetékességi körébe (és/vagy gyűjtőkörébe) tartozó köziratképzőket értjük. E fogalmat itt némileg kibővített jelentéssel használjuk. Az elektronikus iratok átvételéért és megőrzésért felelős közlevéltáraknak több szinten kell együttműködniük mindazon szervekkel, szervezetekkel, amelyek valamilyen szerepet játszanak az elektronikus iratok létrejöttében és sorsában. A Nemzetközi Levéltári Tanács Elektronikus Iratok Bizottsága 1997-ben általános alapelveket fogalmazott meg a levéltárak számára az elektronikus iratok hosszú távú megőrzésével kapcsolatban.5 A Bizottság ajánlásai szerint a levéltáraknak kell biztosítani, hogy az iratképző szervek hiteles, megbízható és hosszútávon megőrizhető elektronikus iratokat hozzanak létre. Ennek érdekében a levéltáraknak jelen kell lenniük a maradandó értékű elektronikus iratokat létrehozó és tároló elektronikus rendszerek teljes életciklusa során, és ellenőrizniük kell az iratkezelés teljes folyamatát. Szintén döntő szerepet kell vállalniuk az elektronikus iratok értékhatárának megállapításában. Mindezek együttesen biztosíthatják, hogy a maradandó értékű elektronikus iratok hosszú ideig hozzáférhetők, használhatók és értelmezhetők maradjanak. A fenti megállapítások a magyarországi körülmények között is helytállóak, de nem jelentik azt, hogy a levéltárakra hárulna az iratok keletkezésével és megőrzésével kapcsolatos minden felelősség. A törvényileg meghatározott iratkezelési szabályok alkalmazása (és betartása) továbbra is a köziratképzők feladata. A levéltáraknak azonban elsődleges érdeke, hogy az elektronikus iratok életciklusában megjelenő összes szereplő tevékenységét a levéltári szempontoknak megfelelően befolyásolják. 5 International Council on Archives (ICA/CIA)/Committee on Electronic Records: Guide far Managing Electronic Records from an Archivál Perspective. Paris, 1997. (ICA Studies, 8.) 12
