Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.
4.3. Levéltári feldolgozás A levéltárba került elektronikus iratokat rendszerezni kell, fondokra, állagokra kell bontani, a fondokat fondcsoportokba kell sorolni, és ki kell építeni egy visszakereső rendszert. Bonyolítja a dolgot, hogy belátható ideig a szervek még hagyományos iratokat is létrehoznak, amelyek viszont éppúgy a fondok részei, mint az elektronikus iratok. Mivel az elektronikus iratok túlságosan speciálisak (speciális adatok rögzítését kívánják) valószínűleg hasonló párhuzamos nyilvántartást kell kiépíteni a levéltáraknak, mint amilyenek már léteznek a nagyobb filmtárakkal bíró intézményekben. A segédletek is hasonló szakmai alapelvek szerint fognak készülni, mint a hagyományosak. Az elektronikus iratok - hogy megőrizzük azokat - rendszeres karbantartást igényelnek, ez viszont teljesen más jellegű munkát követel a levéltárosoktól, mint amit eddig ismertek. Amint az előzőekben láttuk, a világ szakmai szempontból vezető levéltárai szigorúan meghatározzák az átveendő elektronikus iratok formátumát. Ennek nem csak a feldolgozás szempontjából van jelentősége, hanem a karbantartás miatt is. Minden bizonnyal a jövőben is lesznek szabványváltozások, amelyek elavulással fenyegetik a meglévő állományt, ilyen esetekben a migráció elkerülhetetlen. Ha viszont a levéltár elektronikus iratállománya egységes szabvány (formátum) alapján épül fel, akkor a váltás nem okoz különösebb gondot, egységesen, azonos müveletet lehet az egész állományt konvertálni. Az elektronikus úton keletkezett iratok levéltári feldolgozása alapvetően attól függ, hogy milyen mértékben képes a levéltári szakma az iratkezelési rendszerek alapelveinek kidolgozásakor, az illetékes levéltár pedig a konkrét iratkezelési gyakorlat kialakításakor és jóváhagyásakor érvényesíteni szakmai érdekeit. Amennyiben ezekre a folyamatokra nem tudnak, vagy nem akarnak komoly befolyással lenni a levéltárak, az egyedileg kialakított iratkezelési rendszerek egyedi szerkezetben, találomra eltárolt metaadatok kíséretében, a legkülönbözőbb formátumú fájlokban, kizárólag saját alkalmazott programjuk által olvasható formában, ezerféle adathordozón fognak néhány éven belül a levéltárakba kerülni. Ez pedig szinte bizonyosan kezelhetetlen és használhatatlan adathalmazokat fog eredményezni, a levéltár pedig nem csak az elektronikus iratok által kínált előnyöket (könnyebb visszakereshetőség, jobb kommunikálhatóság, könnyebb rendszerezés stb.) veszíti el, de alapvető funkcióinak, a maradandó köziratok hosszú távú biztonságos őrizetének és a kutatás számára hozzáférhetővé tételének sem tud majd megfelelni. Amilyen mértékben viszont érvényesíteni lehet az előző fejezetekben kifejtett követelményeket, olyan mértékben válik egyszerűbbé és hatékonyabbá az elektronikus levéltárak munkája. Ha az általános szabványok és normák szerint alakulnak ki az elektronikus köziratok kezelésére szolgáló rendszerek, a levéltárosok jól strukturált, pontosan dokumentált, egyezményes formátumú irategyütteseket vehetnek át és kezelhetnek, melyekben a hagyományos levéltári feladatok (rendezés, indexelés, kutatószolgálati munka stb.) többsége például már a levéltár által fejlesztett egyedi, de a levéltári szabványformátumokat kezelő adatbázisban elvégezhető. Ebben az esetben a levéltárak alkalmazhatnak általános adatbázis-kezelő programokat vagy egyedileg fejlesztett alkalmazásokat, az egységes szerkezet lehetőséget ad a minél kevesebb alkalmazás minél szélesebb körű felhasználására. 2.7
