Baracs Tibor – Cseh Gergő Bendegúz – Körmendy Lajos – Szőke Zoltán – Vánkosné Tímár Éva: Az elektronikus iratok levéltári archiválása. Levéltári Szemle, 53. (2003) 2. 3–27.

A keletkezett iratoknak hitelesnek kell lenniük. Gondoskodni kell az elkészült elektronikus iratok hitelességéről és az utólagos módosítások elkerüléséről annak érdekében, hogy az irat megőrizhesse bizonyító erejét és történeti értékét. A rögzített dokumentummal, irattal és irategyüttessel kapcsolatos minden metaadatot (mindhárom szinten külön!) tárolni kell, mely hozzásegít annak megértéséhez és felhasználásához. Az elektronikus iratkezelési rendszerben meg kell őrizni az irat tartalmának, valamint kontextusára és az iratstruktúrában elfoglalt helyére vonatkozó információknak az egységét. Ennek az egységnek fenn kell maradnia és hozzáférhetőnek kell lennie az irat teljes élettartama alatt. Minden elektronikus iratot olyan nagyobb egységbe, elektronikus tételbe kell rendezni, melyben az egyes iratok iratkezelési szempontból azonos jellemzőkkel bírnak, elősegítve ezzel a későbbi hatékony és megbízható döntést az esetleges selejtezésről vagy levéltárba adásról. Az irattári tervben részletesen szabályozni kell az egyes tételek tartalmával kapcsolatos őrzési időket, és az annak lejárta utáni teendőket (selejtezés, felülvizsgálat, levéltárba adás). Az elektronikus iratokat az iratkezelési követelményeknek megfelelően kell elmenteni, í 11. tárolni, és ugyanolyan szabályosan lehet csak azokat selejtezni vagy levéltárba adni, mint a hagyományos iratokat. Az intézménynek szigorúan védenie kell az elektronikus iratokat az illetéktelen hozzáféréstől, adatmódosítástól vagy adatvesztéstől. Amennyiben sor kerül bizonyos irategyüttesek, tételek levéltárba adására vagy más iratkezelési rendszerekbe való áttételére, minden esetben gondoskodni kell az egyes dokumentumok, az iratok és a tételek szintjén rögzített metaadatok együtt tartására és az iratokkal együtt való átadására. Az elektronikus iratkezelési rendszerekhez rendkívül részletes dokumentációt kell készíteni, melynek tartalmaznia kell minden olyan információt, mely az általa keletkeztetett elektronikus adatok későbbi használatát bármilyen formában elősegíti. A dokumentációnak le kell fednie a program teljes működését, a létrehozott dokumentumok, iratok, tételek és tételrendszerek jellemzőit, valamint az esetleges utólagos reprodukcióhoz szükséges minden technikai adatot. A dokumentációt az elektronikus iratok levéltárba adásakor szintén át kell adni a levéltár számára. 4.2.2. Metaadatokkal kapcsolatos követelmények Az elektronikus iratkezelés egymásra épülő elemei alkotják az elektronikus dokumentumot (egy egyszerű szöveg, táblázat, hang- vagy kép dokumentum stb.); a dokumentumhoz szervesen hozzátartozó egyéb dokumentumok (egy levélhez csatolt melléklet, szövegbe ágyazott hivatkozás vagy multimédiás alkalmazás stb.) együttesen • 19