MUNKATERVEK, BESZÁMOLÓK, HOSSZÚ TÁVÚ KONCEPCIÓK

Balázs Péter: A területi állami levéltárak 1957-ben. • 1958. [LH 1958/1–2. 5-28. p.]

tárl Osztály magának • tartja lenn, m©rt Így a Jobb előkészítős s ezen keresztül a tapasztalatcserék eredményesebbé tétele is biztosítható. Levéltárvezetés. Ügyvitel á területi levéltárak dolgozóinak a szorosan vett szakmai leiadatok mellett m unkáid ej ük~ Jelentós részében foglalkozniuk kell adminisztratív feladatokkal is. k levéltárvezetéssel járó hivatalos levelezés (elsősorban a Levéltári Osztállyal, az anyakönyvi felügyelőkkel, az irattermelő szervekkel és az ügyfelekkel) levéltáranként erősen eltérő mértékű. Az évi iktatások száma általában 4-600 között váltakozik (2-3 levéltárban ennél kevesebb, 3 levéltárban viszont 1300-4500 között van).. Az iktatást és irattározást általában a beosztott dolgozók végzik, a gépelési munka azonban nem egy esetben a levéltárvezetőkre vár. Valemennyi területi levéK tárban a levéltárvezető egyúttal felelős gazdasági számadó is, bár a könyvelést és a pénzkezelést csak néhány esetben végzi saját maga. Mindmáig megoldatlan probléma a területi levéltárak zömében a levéltári szakemberek bizonyos adminisztratív feladatok (pl. gépelés, iktatás stb.) alóli mentesítése. A kérdés végleges rendé* zését a legkedvezőbben a napi 4 órában dolgozó adminisztrátorok munkábaállitásával lehetne megoldani. A levéltárvezetői adminisztratív feladatok közfül a Levéltári Osztály és az egyes levéltárak viszonylatában a leglényegesebb a terv és beszámolókészités, illetve az ezekkel kapcsolatos adatszolgáltatás. Bár a tervsablonok valamennyi levéltár esetében az egységes felépítésű tervezést és beszámolókészitést vannak hivatva biztosítani, egyes levéltárak esetében - eltekintve a szélsőséges szűkszavúságtól és bőbeszédüségtől - a konkrét adatok közlését követteezetesen utólagos levelezés utján kell biztosítani. A1

Levéltári Osztály és a levéltárak kapcsolatáról meg kívánom jegyezni, hogy a múlt év io* lyamán a Levéltári Osztály vezetője és helyettese a területi levéltárak mintegy felében tett látogatást. A területi referensek az I. és II. évnegyed végén valamennyi területi levéltárat meglátogattak. Ezen helyszíni kiszállások keretében a központ dolgozói tájékozódtak a tervmunkák állásáról s megbeszélték az aktuális szakmai kérdéseket A Levéltárak Gazdasági Hivatalának dolgozói a II, és Ifl. évnegyedben valamennyi területi levéltárat felkerestek, az első esetben ellenőrzés, a második esetben a jövőévi költségvetési terv elkészítése céljából. * I " • Levéltáraink más intézményekkel kiépített kapcsolatai általában megfelelőek, de különösen kedvezőnek mondható a helyzet a helyi tanácsi, párt és kulturális intézményekkel való uaráti jóviszony területén. A hulladékgyűjtő vállalatokkal való jóviszonyt és egyensúlyi helyzetet olykor megzavarja az emiitett vállalatok azon helytelen eljárása, hogy egyes esetekben az illetékes területi levéltárak megkerülésével is vesznek át a szervektől - sokszor selejtezettenül vagy rosszul selejtezett - iratanyagot A levéltári munkahelyiségek fűtése és takarítása a legtöbb esetben a beosztott dolgozók feladata. Sajnos, az un. adminisztráció cimszó alatt elszámolt munkák időadatai a beszámolók alapján csak néhány levéltár esetében bonthatók szét 'a levéltárvezetésre, ügyintézésre és a hivatalsegéd! teendőkre (takarítás fűtés, postázás stb.), s igy az összefoglaló számadatok nem alkalmasak arra, hogy belőlük az egyes ~ meglehetősen eltérő - munkafajták időarányát meg lehessen határozni. xxx Befejezésül annyit szeretnék megjegyezni, hogy a beszámoló tagolása néhány kisebb változtatástól eltekintve a területi levéltárak terv- és beszámolósémájá( vette alapul. Az un. <tudományos segédmunkát* azonban, mely a segédletkészítést nyilvántartást és könyvtári munkát foglalja magában, a szöveges részben szétbontottam, s a segédletkészítésről a leltározásnál, a nyilvántartásról a gyűjtőterület ellenőrzésénél, a könyvtárakról pedig külön címszó alatt számoltam be. Ezen munkák időadatait azonban részletezés hiányában nem tudtam szélbontani, s igy az időfelhasználás öszszesitő statisztikájában továbbra is az un. 4tudományos segédmunka* alatt szerepel. A munkamegbeszélés, továbbképzés és tapasztalatcsere időadatait viszont összevontam, A. terv- és beszámolóséma bizonyosfoku átdolgozására rövidesen sor kerül s ennek alapján a jövőben a levéltárak adatszolgáltatását is biztosabb alapokra lehet majd helyezni.