MUNKATERVEK, BESZÁMOLÓK, HOSSZÚ TÁVÚ KONCEPCIÓK

A tanácsi levéltárak feladatai az V. ötéves tervben. (1975.06.03-1975.06.05-i szekszárdi igazgatói értekezlet 2. napirendi pont) • 1975.05.21 [37754/1975 XII. LIG = MOL XIX-I-7-o-levéltárigazgatói értekezletek]

A tanácsi levéltáraknak mintegy 15-17 ezer szerv iratkezelését és irattári munkáját kell - a levéltári anyag védelme érdekében - rendszeresen ellenőrizniük. A feladat ellátásához csupán egy levéltárnak van saját gépkocsija (Pest megye), egy levéltár heti 2, kilenc levéltár heti 1 napos gépkocsihasználatban részesül. A nehézségek ellenére a levéltárak az ötéves terv első 3 évében fokozták a gyUjtőterUlet ellenőrzésének intenzitását :

1971-ben 2 768 szervezet 2 974 alkalommal,

1972-ben 2 821 szervezet 3 065 alkalommal és

1973-ban 3 081 szervezet 3 320 alkalommal kerestek fel.

Az adatokból globálisan arra lehetne következtetni, hogy a levéltárak ötévenként legalább egyszer minden általuk nyilvántartott szervhez eljutnak. Sajnos, az ellenőrzések az egyes levéltárak között nagyon egyenlőtlenül oszlanak meg. Pl. 1973-ban Pest megyében a levéltár több, mint 600, Hajdú, Somogy, Tolna és Szolnok megyében több, mint 200 szervet keresett fel, három levéltár esetében viszont az évi ellenőrzések száma a 30-at sem érte el. Az ellenőrzések jelenlegi számát véve alapul, egyes levéltáraknak (Főváros, Eger, Nyiregyháza, Sopron stb.) 10-25 évre lenne szükségük ahhoz, hogy legalább egyszer valamennyi szervet felkeressenek.

Arra lehet számitani, hogy az iratkezelési szabályzatok véleményezése még a következő ötéves terv elejére is áthúzódik. Ugyanakkor általános követelménynek kell tekinteni, hogy 5 év alatt az egyes levéltáraknak minden - levéltári megőrzésre érdemes iratot is létrehozó - szervet legalább egyszer meg kell látogatnia az iratkezelés vizsgálata és az iratanyag nyilvántartásba vétele céljából. A fontosabb, valamint a gyakoribb eligazitásra szoruló egyéb szerveket viszont többször is fel kell keresni. A szervlátogatások számának évente tehát meg kell közelítenie a nyilvántartott szervek számának 30%- át.

A felszabadulást követően, majd a közelmúltban végrehajtott megyék közötti területrendezések felvetik a gyűjtőköri elhatárolás felülvizsgálatának, esetleg újbóli szabályozásának szükségességét. A kérdésben érdekelt levéltárak a Levéltári Igazgatóságtól még ebben az évben elvi állásfoglalást kapnak, s gyűjtőköri problémáikat már az Ötéves terv elején rendezhetik.

Valamennyi levéltár fontos feladata, hogy a történeti értékű és így állandó megőrzést igénylő iratokat is létrehozó szervek nyilvántartólapjainak (LUSZ 39 §), fondtörzslapjainak (LÜSZ 40 §) és külső fonddossziéínak (LÜSZ 41 §) felfektetését 1977. végére befejezze.

A Levéltári Igazgatóság az ötéves tervekben az alábbiak közlését kéri:

a) Az ellenőrzendő szervek száma- 5 -Magyar Országos Levéltár _