SZAKMAI KÉPZÉS

Irattári - Lőrincz Zsuzsa: Az iratkezelők és irattárosok képzése. • 1978. [LSZ 1978/1. 35-36. p.]

Lőrincz Zsuzsa: AZ IRATKEZELŐK ÉS IRATTÁROSOK KÉPZÉSE Talán jó lenne, ha e rövid fejtegetésben a továbbképzés szót lehetne használni, mert ez feltételezné az iratkezelők alapképzettségét. De ha pontosan akarjuk kifejezni a mai állapotot, akkor csak képzésről beszélhetünk. Nem mondhatjuk, hogy az irattárosok (mert kezdetben csak erről volt szó) ismereteinek gyarapítása nem tekinthet bizonyos múltra vissza. A Magyar Országos Levéltár Népi-demokratikus Osztálya rendszeresen szervezett az irattárosok számára tanfolyamokat. Az iratok rendezésén, segédletkészítésen, selejtezésen kívül — az iratanyag levéltárba szállításáról is volt szó. Az eléggé szűk tematikát a korlátozott idő és a feladatok behatárolt volta indokolta. A 27/969. tvr. megjelenése előtt az iratképző szervek ellenőrzésénél a levéltárosoknak csak az irattárak rendjére kellett figyelmet fordítani. Ennek megfelelően a levéltár csak az irattárral, az irattárossal tartott kapcsolatot. Jelentős határ ebben a vonatkozásban is a tvr. megjelenése, amely kitágította a feladatokat de a lehetőségeket is. A tvr. végrehajtására megjelent kormányrendelet is az irattárosok képzéséről szól. A szűkítés indokoltságát a külső szemlélő nem fedezheti fel. Miután a kormányrendelet az iratkezelési szabályzatok készíttetésével az iratkezelés rendjét kívánja javítani.nem látszik indokoltnak, hogy éppen az iratkezeléssel foglalkozók szakmai gyarapításáról ne történjék intézkedés. Minden bizonnyal a tvr. készítői meg tudnák indokolni, hogy miért csak az irattárosi munkakört betöltőknél tartják feltételnek a középiskolai végzettséget és a szakképesítést. Az azóta eltelt évek gyakorlata azt igazolta, hogy a képzést ki kell terjesztem az iratkezelőkre is — sőt hangsúlyozottan az iratkezelőkre, mert hiszen az ő vállukra nehezedik a tvr. adta feladatok jelentékeny része. Most már ha azt is számbavesszük, hogy az elmúlt években az e munkakörben foglalkoztatottak körében az amúgy is országosan nagy munkaerővándorlás itt még az átlagosnál is magasabbnak mondható, hozzátéve,hogy vállalataink nagy részénél az adminisztatív munkakört betöltő dolgozók életkora jelentősen csökkent, akkor világosan áll előttünk az e téren mutatkozó feladatok nagysága. Talán több energiát nem is kellene fordítanunk annak indoklására, hogy oktatnunk kell, most már arra kellene keresni a választ, hogy: mit oktassunk, milyen szinten, kiknek? Hangsúlyozni szeretném fejtegetéseim valóban csak a válasz keresésének igényével lépnek fel. Minden bizonynyal további munkára, sok tapasztalat egybevetésére lenne szükség,hogy megtaláljuk a helyes utat. (Ebben csak az a keserves, hogy a körülmények, az igények változnak, itt is - mire mi kialakítunk egy többé-kevésbé megfelelő rendet, addigra az idő túlhalad rajtunk és a mi szűk lehetőségeinkkel ismét csak kullogunk az események után.) A jelenlegi helyzetben a legnagyobb nehézséget az iratkezelők iskolai végzettségének igen különböző volta adja. Ha merném sommásan kifejezni magam, a jelenlegi helyzetet úgy kellene fogalmaznom, hogy az iratkezelők egy része középiskolai végzettséggel rendelkezik ugyan, de nagyon csekély a gyakorlata, — a másik része hat elemivel (általánossal) vagy négy polgárival a háta mögött, az évek folyamán jelentős gyakorlatra tett szert. Meg kell találnunk az ismeretanyagnak azt a mértékét, amit az egyes tanfolyamokon átadhatunk úgy, hogy a középiskolával rendelkezők fejébe betáplált elmélet majd gyakorlattá tudjon válni és a gyakorlattal rendelkező idősebb adminisztrátor is tudatosan cselekedjék, ezáltal képes legyen kiküszöbölni az eddigi hibás módszereket. Ez csak úgy képzelhető el, hogy a jelenlegi képzésnél a minimumot kíséreljük meg átadni: alapszinten képezzünk, - hogy a későbbiekben ahol lehet és szükséges tovább tudjunk lépni. Azt a minimumot kell megtalálnunk, ami távlatot is ad, amire később rá lehet építeni a mélyebb, ha úgy tetszik magasabbszintű ismereteket. Az alapfokú képzésnél jelenleg együtt képezzük az iratkezelőket az irattárosokkal. Ha a mostani helyzetet tekintjük, ez már most erősen túlhaladott. A két világháború között és közvetlenül a második világháború után még sok helyen az iktatóhely az irattár közelében helyezkedett el, az irattáros az irattár feladatainak ellátása mellett még iratkezeléssel is foglalkozott. Ez a mai iratforgalom mellett már nem megoldható és ez a feladatkör nagy vállalatoknál - ami természetesnek is tekinthető - kettévált. Az iratkezelők és irattárosok képzését - alapfokon össze lehet vonni, - de ha majd a továbbképzésről beszélhetünk, külön kell választanunk, szakosítani kell. 35