LEVÉLTÁRI ANYAG ŐRZÉSE

Állományvédelem - Levéltári állományvédelmi ajánlás. • 2005.04.22 [Levéltári Kollégium 1. sz. ajánlása]

(6) Ki kell alakítani a (5) bekezdésben felsorolt feladatok dokumentálásának rendjét, valamint a dokumentáció megőrzésének és időszakonkénti értékelésének, elemzésének gyakorlatát. (7) Soron kívül kell intézkedni a rágcsálók, rovarok és mikroorganizmusok által megtámadott fertőzött dokumentumok megfelelő kezeléséről, illetve a levéltári anyagot ért egyéb, súlyos károsodások (pl. elázás) következményeinek enyhítéséről. Abban az esetben, ha a károkozó jelenség megszüntetése a levéltár saját eszközeivel nem lehetséges, a levéltár köteles - a szakfelügyelő egyidejű értesítése mellett - a fenntartó segítségét kérni a veszély elhárításában (R. 22. § 12/ bek.). (8) A speciális felszereltséget igénylő, nagyobb volumenű munkálatok (iratköltöztetés, iratfertőtlenítés, konzerválás, restaurálás stb.) elvégzésével megfelelő garanciákkal rendelkező, a levéltári anyag kezelésének követelményeit ismerő, a szükséges eszközökkel bíró külső céget lehet csak megbízni. A szolgáltatóval kötött írásos megállapodásnak a levéltári anyag épségét és biztonságát érintő minden lényeges kérdésre ki kell térnie. 2. Állapotfelmérés és állományvédelmi terv (1) A levéltári anyag egészére kiterjedő állapotfelmérés során - fondónként haladva - röviden le kell írni a dokumentumok anyagának és fizikai állapotának főbb jellemzőit, a megfelelőség szempontjából minősíteni kell a tárolás módját, a tárolóeszközöket és védőborítókat, valamint a védőborítóval való ellátottság mértékét, továbbá meg kell határozni a szükségesnek ítélt intézkedéseket (portalanítás, biztonsági és használati célú másolatok készítése, tárolóeszközök, védőborítók cseréje, konzerválás, restaurálás stb.). (2) Az egyes fondok fizikai állapotáról és a szükségesnek ítélt intézkedésekről készített írásos dokumentum egy példányát a belső fonddossziéban is el kell helyezni (R. 39. § d) pont). (3) A levéltár az egyes fondok fizikai állapotának figyelembevételével az állapotfelmérés során szükségesnek ítélt intézkedések között sürgősségi sorrendet állít fel, és a sorrend alapján legalább öt évre szóló - évenként ütemezett - állományvédelmi tervet készít. (4) Az állományvédelmi tervet a levéltár a fenntartóval egyezteti, és az évekre ütemezett állományvédelmi feladatok végrehajtásáról, az esetleges elmaradás okairól és következményeiről az éves munkáról szóló jelentésében számol be.