LEVÉLTÁRI ANYAG ŐRZÉSE

Állományvédelem - Levéltári állományvédelmi ajánlás. • 2005.04.22 [Levéltári Kollégium 1. sz. ajánlása]

Bevezetés A levéltári állományvédelemről szóló ajánlás (a továbbiakban: Ajánlás) elkészítésekor a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 15. § (1) bek. b) pontjának a raktározási feltételek biztosítására vonatkozó, valamint a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelmények tárgyában kiadott 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelemek (a továbbiakban: R.) a levéltári anyag átvételével (R. 12. § (3) bek.), feldolgozásával és raktári elhelyezésével (R. 25. és 32. §), tárolásával (R. 19-20. §), a levéltári raktárak állapotának ötévenkénti minősítésével (R. 21. §), továbbá a megelőző állományvédelemmel és az állományvédelmi terv elkészítésével (R. 24. §) kapcsolatos rendelkezéseiből indultunk ki, arra törekedve, hogy ezek végrehajtásához részletes eligazítást adjunk. E törekvés jegyében tekintettük át és foglaltuk rendszerbe a hivatkozott rendelkezésekhez kapcsolódó állományvédelmi részletszabályokat, alapvető tudnivalókat és megoldási lehetőségeket. Az Ajánlásban öt fejezetre tagolva ismertetjük I. a levéltári dokumentumok anyagával és a dokumentumokat károsító környezeti hatásokkal kapcsolatos alapvető tudnivalókat; II. a levéltári anyag megőrzésére szolgáló raktárhelyiséggel szemben támasztott követelményeket; III. a levéltári épületek tervezésének főbb szempontjait; IV. a levéltári anyag átvételének, rendezésének, raktári elhelyezésének, kezelésének és használatának állományvédelmi vonatkozásait; V. a megelőző állományvédelmi tevékenység megszervezésének és folyamatos végzésének követelményeit. A levéltári raktárak állapotának ötévenkénti minősítéséhez készített útmutatót az 1. számú függelék tartalmazza. A 2. számú függelék a felhasznált irodalmat sorolja fel. A levéltári raktár használati rendjével és a levéltári anyag kutatótermi használatával összefüggő állományvédelmi kérdésekkel az Ajánlás külön nem foglalkozik, mivel ezek szabályozását - az Ajánlásban foglaltak és a helyi adottságok figyelembevételével - a levéltáraknak kell elvégezniük (R. 23. és 46. §). A levéltári anyag különböző célú kölcsönzésének rendjét az R. teljes körűen szabályozza (52-59. §§), így az Ajánlás ezzel a kérdéssel sem foglalkozik külön, de a levéltári anyag épületen kívüli szállításával kapcsolatos megállapításai ezt a tevékenységet is érintik. A levéltári mikrofilmezés kérdésköre, a mikrofilmek megőrzését is ideértve, ugyancsak kimaradt az Ajánlásból, mivel a levéltári mikrofilmezésről 2000-ben részletes módszertani ajánlást tettünk közzé.