LEVÉLTÁRI ANYAG ŐRZÉSE

Állományvédelem - Albrechtné Kunszeri Gabriella–Czikkely Tibor–Körmendy Lajos: A nem hagyományos levéltári anyagok archiválása. • 2004. [LSZ 2004/1. 3-38. p.]

levéltári anyag olyan speciális iratnak tekinthető, ami több tekintetben is eltér a hagyományostól, nemcsak anyagvédelmi és -kezelési, hanem adattartalmi szempontból is. A hagyományos irattól való eltérő forma, hordozó és technikai jellemzők önmagukban is fontos információk lehetnek. Ha például a mozgókép Beta rendszerű videoszalagon van, akkor a leírásban ezt fel kell tüntetni, mert az olvasáshoz ennek megfelelő berendezés kell. (A hagyományos iratoknál ez azért szükségtelen, mert azokról eleve feltételezzük, hogy szabad szemmel, azaz segédeszköz nélkül olvashatók, másrészt túlnyomórészt a formátumuk is hasonló vagy nincs jelentősége az eltérésnek [pl. kötet vagy „szálas" irat].) Jóval bonyolultabb problémát takar az információ-tartalomban jelentkező eltérés. Egy hagyományos irat tartalma „egyszerűen" kibontható ha az iratot elolvassuk. Egy fénykép vagy egy videó tartalmának megértése sokkal több „rásegítést" igényel: korántsem biztos, hogy a fényképen látható személyeket a kutató ismeri vagy felismeri, illetve az első megtekintés után tudja, hogy a videofelvétel hol játszódik. A szereplöket és a helyszínt a levéltárosnak kell megállapítania az anyag feldolgozásánál. A tartalomnak sokkal fontosabb szerepe van a nem hagyományos anyag leírásánál, mint a hagyományos iratoknál. A szervesen (azaz egy szerv vagy személy rendeltetésszerű működése során) keletkezett levéltári iratoknál az információkeresést a fentebb említett kapcsolatok és kontextus kölcsönösen erősítik, ezért a feldolgozásnál (leírásnál) viszonylag kevés információ rögzítése is elegendő. Például ha kontextusként leírjuk, hogy egy szerv egyik részlege mivel foglalkozott, mi volt a kompetenciája, akkor ez sokat elárul az ott keletkezett és külön állagot alkotó iratok tartalmáról, ezt nem kell külön-külön, az állag minden iratcsoportja leírásánál feltüntetni. Másik példa: egy vastag, több mint 100 oldalt tartalmazó, ingatlan eladásáról szóló ügyirat feldolgozásánál szükségtelen az Ugy minden mozzanatát leírni, nyilvánvaló, hogy minden elő- és utóirat ugyanarra az üzleti tranzakcióra vonatkozik, tehát az iratok közötti kapcsolatok önmagukban is utalnak a tartalomra. Ha a nem hagyományos anyagot kiemeljük az iratok közül, és külön sorozatokba rendezzük őket, akkor mind a kontextusok mind a kapcsolatok eltűnnek, és a gyűjtemény-jelleg fog dominálni (ezért lesz szinte kizárólagos a tartalom szerinti leírás). A kérdés most az, hogy teljesen elszakítsuk-e ezt az anyagot a proveniencia-elv alapján felépülő iratoktól vagy sem? Bevett levéltári gyakorlat, hogy ha egy szervesen kialakult irategyüttesből valamilyen ok miatt kiemelünk, és más sorozatba teszünk iratokat (pl. okleveleket vagy térképeket), akkor ezt utalásokkal jelezzük az eredeti helyen. Általában a segédletek is feltüntetik az áthelyezés tényét. Ennek a megoldásnak az az előnye, hogy a kutató, ha az eredeti helyen keresi az iratot (más kifejezéssel élve: ha onnan közelíti meg az információt), akkor birtokában lesz az előbb említett kontextus+kapcsolatok minden előnyének. Az információt azonban az új helyen is kereshetjük, ekkor viszont ezek az előnyök nem érvényesülnek. A kérdés ezúttal így fogalmazódik meg: meg lehet-e őrizni a proveniencia-elv képviselte előnyöket úgy, hogy a nem hagyományos anyagnak megfelelő információktól sem esünk el? A válasz: igen, akkor ha kettős rendszert alkalmazunk. Kettős rendszerre is van példa a levéltári gyakorlatban: a kiemelt irat új helyén (pl. térképtár) visszautalunk a szóban forgó anyag eredeti őrzési helyére. Meg kell azonban jegyezni, hogy a hagyományos segédletekben az oda- és visszautalások nagyon nehéz-