IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat

Kutatási szabályok - Az Európa Tanács Miniszteri Bizottsága ajánlásai a levéltári hozzáférés európai irányelveiről (Ford: Körmendy Lajos). LSZ 58. (2008) 3.

azt ajánlja a tagállamok kormányzatainak, tegyenek meg minden szükséges intézkedést arra nézve, hogy

a) szülessenek

olyan jogszabályok a levéltári iratokhoz való hozzáférésről, melyek megfelelnek a jelen ajánlásban kifejtett elveknek, vagy a létező jogszabályokat hozzák összhangba ugyanezekkel az elvekkel;

b) minden

érintett szervezettel és személlyel a lehető legszélesebb körben ismertessék meg ezt az ajánlást.

Az R (2000)13. sz. ajánlás melléklete

L Fogalmi meghatározások

1. A

jelen ajánlásban

a) A

levéltár szónak a következő jelentései vannak:

I .)

Kisbetűvel írva: egy természetes vagy jogi személy működése során létrehozott, illetve hozzá érkezett iratok együttese, dátumtól, formától vagy hordozótól függetlenül, amit tartós megőrzésre átadtak egy levéltári intézménynek; hacsak nincs másképpen meghatározva, jelen ajánlás csak közlevéltárakra (köziratokra) vonatkozik, azaz olyanokra, amelyeket hivatalos szervek hoztak létre.

II .)

Nagybetűvel írva: közintézmény, melynek feladata levéltári iratok tartós megőrzése.1

1 Az angol szöveg mind a levéltári iratra, mind a levéltári intézményre ugyanazt a szót használja (archives),

az

első esetben kisbetűvel, az utóbbi esetben nagybetűvel írva. A könnyebb érthetőség kedvéért a magyar terminológiának jobban megfelelő fenti, két külön fogalmat használom. (A Fordító).

b) A

hozzáférés szónak a következő jelentései vannak:

I .)

A levéltári intézményeknek az a funkciójuk, hogy az őrizetükben lévő levéltári anyagot a felhasználók számára elérhetővé tegyék.

II .)

Ennek a funkciónak a gyakorlása.

c) A

levéltári iratokhoz való hozzáférés a levéltári iratok nemzeti jogszabályokkal összhangban történő kutatásának lehetőségét jelenti. Ez a hozzáférés-fogalom nem vonatkozik az iratok kiaknázására, melynek eredménye származtatott termék lesz, amit külön egyezményekben kell tárgyalni.

d) A

felhasználó olyan személyt jelent, aki levéltári iratokat kutat, kivéve a levéltári intézményben dolgozó személyzetet.

43