IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat

Horváth J. András (szerk.): Budapest Főváros Levéltára - A városkaputól az ügyfélkapuig (Budapest, 2013) - Oldalszámok - 37

tagolódását, tanulmányozhatjuk a metaadatokat, és böngészhetünk a fastruktúra szerint.

• Mezőérték

keresés

Ezt a keresési formát akkor célszerű használnunk, ha adott szót vagy kifejezést meghatározott adatmezőben keresünk (pl.: cím, jelzet, tartalom, leírási szint, levéltári anyag típusa, időkör).

• Névtéradat

keresése

Az adatállományban található személy-, hely- vagy tárgynév-kifejezések közötti keresést teszi lehetővé, adott esetben indexfeltételek megadásával. Meghatározott személyekre, helyekre vagy tárgyakra lehet az alkalmazással keresni, feltéve, ha az adatok névtéradatként lettek megjelölve.

E-levéltár és az iratképző szervek, elektronikus iratok levéltári átvétele

Budapest Főváros Levéltára az új szakmai szolgáltatás révén a közfeladatot ellátó szervek eddigieknél is hatékonyabb partnere lesz. Miért gondoljuk ezt?

• Közvetlen

kapcsolat jön létre az iratképzők és a levéltár között;

• A

hivatali kapuval rendelkező csatlakozott szervek részére automatikus rendszerkapcsolat jön létre;

• Az

elektronikus levéltári rendszer a jövőben a közfeladatokat ellátó szervek részére elektronikus irattári tárolási lehetőséget biztosít;

• Szolgáltatás

jellegű informatikai támogatás válik lehetségessé az e-iratok hosszútávú, biztonságos megőrzése tekintetében.

■ Hogyan

kapcsolódnak külső iratképzők az e-levéltárhoz?

A külső iratképzők a KRI-n (Külső Rendszer Interfész) keresztül tudnak iratokat elhelyezni levéltári tárolásra vagy egyszerű megőrzésre. Ezen alkalmazás egyik fő feladata, hogy az ott elérhető szerződéstárban kezelt szerződések érvényességét ellenőrizze. Minden olyan iratképző rendszer, amely biztosítja a KRI által kínált szolgáltatások elérésére és használatára alkalmas funkciókat, megteremti a szabványos levéltári átadás-átvétel lehetőségét, képessé válik a szolgáltatások igénybevételére, s a hivatali kapu felhasználásával közvetlenül is tölthet fel iratokat a rendszerbe.

■ Az

e-irattári szolgáltatás (KIR)

Az elektronikus levéltári projekt keretei között mód van arra, hogy az iratképzők szakmai igényeiknek megfelelően maguk választhassák ki a hosszú távú megőrzés szempontjából legfontosabb dokumentumokat, s azok levéltárba adásáig vagy selejtezéséig egy centralizált, integrált rendszer felhasználásával biztosíthassák ezek garantált megőrzését.

37