IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Horváth J. András (szerk.): Budapest Főváros Levéltára - A városkaputól az ügyfélkapuig (Budapest, 2013) - Oldalszámok - 31
E-LEVELTAR: MI AZ ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁRI IRAT ÉS MI A JELENTŐSÉGE? A hagyományos, papíralapú írásbeliség végnapjait éljük. Minci a hivatalos, mind a magánéletben meghatározóvá váltak a különféle elektronikus formában keletkező dokumentumok, iratok, illetve adatok. Ma már mindenki számára nyilvánvaló, hogy ezek az iratok ugyanolyan fontosak, mint a nem elektronikusak: információs, ügyviteli, jogbiztosító és maradandó értékkel rendelkeznek. Nélkülözhetetlen forrásai a nemzeti, a helyi, illetve a különféle közösségi és személyes önazonosság biztosításának. Mennyiségük dinamikusan növekszik, s megőrzésük, hozzáférésük, olvashatóságuk biztosítása közérdek, amelyet jogszabályok is előírnak. Mit jelent az e-levéltár? 2009-ben a KopintDatorg Zrt., ma Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (NISZ), a Magyar Nemzeti Levéltár (MNL) és Budapest Főváros Levéltára (BFL) konzorciumot hozott létre Elektronikus levéltár megjelölésű projekt megvalósítására. Az európai uniós támogatással megvalósult projekt célja a köziratképző szervek - a törvényhozás, a központi és területi közigazgatási, igazságszolgáltatási szervek és önkormányzatok - működése során keletkezett elektronikus (elektronikusan keletkezett vagy digitalizált) -, a nemzeti adatvagyon maradandó értékű részét képező iratok hosszú távú megőrzésének biztosítása a levéltári intézményrendszer keretein belül. Az elektronikus levéltári, azaz e-levéltári rendszer összetett feladatokat teljesít. Az e-levéltár mind a hagyományos papíralapú iratok nyilvántartási és egyéb metaadatait, mind az elektronikus iratok egységes, integrált tárolását és kezelését biztosítja. Az előbbit a több európai ország nemzeti és városi levéltára (pl. Osztrák Nemzeti Levéltár, Zürich, Bern) által is alkalmazott scopeArchiv nyilvántartó program, utóbbit pedig a Tessella cég Safety Deposit Box terméke (SDB) által. Ezek a használatban már bevált programok a hazai igények érvényesítése mellett az európai levéltári szabványokhoz való kapcsolódás lehetőségét is biztosítják. Az e-levéltár szerkezeti elemei Az e-levéltár kiszolgáló egységeihez, hardver-elemeihez az MNL és a BFL számára a NISZ biztosít zárt hálózati rendszerű hozzáférést. Az e-levéltári rendszer főbb szerkezeti elemeit az alábbiak alkotják: • A Levéltári Nyilvántartó Rendszer (LN YR) a scopeArchiv program hazai alkalmazása, s legfőbb funkciója, hogy nyilvántartja a levéltárak teljes iratállományát. Kezeli mind a papíralapú, mind az elektronikusan keletkezett iratok metaadatait (ez a dokumentumokról készített nyilvántartási és ismertető jellegű adatokat jelenti). Tárolja és lekér31
