IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Iratkölcsönzés - Utasítás a levéltári anyag kölcsönzésének szabályozására. • 1957.07.19 [(86401-9-12/1957 LO)]
10 ./ Lehetőség szerint el kell kerülni az olyan kölcsönzéseket, amelyek nem levéltárba, megnevezett múzeumba vagy utódszervhez történnélek. Ennek érdekében a kölcsönzési kérelmet előterjesztőnek /főleg kiállítások esetében/ javasolni kell,, hogy az iratokról inkább filmfelvételt, vagy fc-tomásolatot készíttessen az Országos Levéltár fotólaboratóriumában. Ez esetben az iratok az 0L~nek kölcsönözendők, 11 ./ őz iratok kölcsönzésének időtartama az aäyag használtságának gyakoriságától függően 6-8 hét. Indokolt esetben ez idcy tartam további 4 hétre meghosszabbítható, amelynek engedélyezésére a kölcsönadó levéltár jogosult, de ezt a kölcsönvevö levéltár is /muzeum m m/ engedélyezheti, azonban ez esetben a határidő egyszeri meghosszabbításának engedélyezéséről köteles a kölcsönadó levéltárat értesíteni. Má sodszori va^y további meghosszabbítás engedélyezésére kizárólag a kölcsönadó levéltár jogosulté Ha a kölcsönkért iratokat gyakran használják, a kölcsönzési határidő első esetiben történj meghosszabbítását is csak a kölcsönadó levéltár engedélyezheti. A kölcsönadó levéltár az engedély megadásakor közölje a kölcsönvevő levéltárral, hogy az iratanyag keresettsége miatt az első meghosszabbítás jogát is magának tartja fenn. II» A kölcsönzések technikai lebonyolításánál az alábbiak szerint kell eljárnií 1 ./ A levéltárhoz beérkezett kölcsönzési megkereséseket iktatni kell. 2 ./ A kikölcs"nzendő irat helyére őrjegyet kell tenni? amöly az irat pontos jelzetén kívül a kölcsönzési megkeresés levéltári iktatószámát is tartalmazza. J,/ Az iratokat puha grafitceruzával a lap alján lapszámozni kell. A lapszámozást minden külön levéltári jelzethez tartozó iratanyagnál újra kell kezdeni és az esetleges üres lapokat is számmal kell ellátni. Minden egyes lapot a levéltár kisméretű bélyegzőjével le kell bélyegezni. A bélyegzést lehetőleg az iratnak olyan helyén kell alkalmazni, ahol írás nincs, de ahonnan az irat Megcsonkítása nélkül el nem távolítható. 4*/ A kölcsönzésre kerülő iratokat iratjegyzékbe kell fogy lalűi, mely felső részén tartalmazza a kölcsönadó levéltár nevét? a vonatkozó ügyirat számát, valamint a kölcsönzést kérő szerv /kutató/ nevét és megkeresésének számát, s a kölcsönzés határidejét. Az iratjegyzék jelzetenként sorolja fel az iratokat a kivetkező adatokkal: folyószám, levéltári hm jelzet, lapszám. Az iratjegyzék, áhol a kikölcsönzött iratokat a kölcsönzési naplóba nem vezetik be jelzetenként felsorolva három, ahol bevezetik, két példányban készítendő. Az iratjegyzék"két példányát a kölcsön, zendő anyagggl eçyütt a kölcsönvevö szerv /levéltár, muzeum, egyéb szerv/ címere meg kell küldeni. Az anyag megérkezésekor a kölcsönvevö szerv köteles az iratjegyzék egyik példányát aláírásával éo,bélyegzőjével ellátni és azt a kölcsönadó levéltárnak a küldemény átvételének igazolásául visszaküldeni.
