IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Ügyfélszolgálat, másolatok - Ügyfélforgalom nyilvántartása. • 1955.10.29 [86401-34-1/1955 LOK = MOL XIX-I-18-a]
86*01-5*-1/1955» «s* fi Ügyfélforgalom nyilvantartá^ aa. -%- ,.< 3 • Valamennyi Állami levéltár Ve si tőjének» • <4;. » ..- - < >■ i ; ; .. . ’ -V• f; : 4 A levéltárakat egyre gyakrabban keresik meg Intéiáénak és egyes j dolgosát különböző ügyeikkel és bérnek adatokat» falvi lógóéi taso- | kát szonélyeaen» telefonon vagy levélben. Mgállapitottam. hogy asm- ] balyosas hiányában a különböző levéltárakban különböző aodoa Kezelik statiestikai nyilvántartsa szempontjából as agyra nagyobb aéretet öltő félforgalaat. Sgyas lóvéiba rákban a kút a hónap lóba vezetik be as ügyfeleket» más levéltárakban viszont egyáltalán nem tartják nyilván a levéltár ilyen jolie ú látogatóit, érdeklődőit. ízen eljárási módok közül egyiket som találom kielégítőnek. À tartatás! naplóba csak azokat szabad és kell is bevezetni» akik sog»; határozott tóméra vonatkozóan kutatás céljával jelennek mg a levél— ’ tárban» s kiemelt iratanyagot önállóan tanulnánk znak kutatásuk során.- Sem lehet be ve »at ni a kotatónaplóba olyan eseteket» sálkor pl. o^y ipartesteloti ügyben - bár a fél is beletekint - lényegében fel- VI LágosL ts-st adnak» vagy a lavé Ltár várostörténtei adatot bocsájt as J érdeklődő rendelkezésére» aki az adatot mgtekinLvs lacogatáaat be in fejeste. ?fltátloa nyilvántartást kall vese bal as egyéb» ugyarmett ügyfélfar- * galosrol 1s» éppen ánoek egyre növekvő teámra való tekintettel» annak dokument xléea céljából» hogy a' levéltárak nilyoa sokrétűen és gyak> ran segitis elő as intésnéayok és egyes dolgozók igényeinek kielégi- ; kését. j Smnek érdekében béren inéi tár vezető «iv társat» hogy jelen reads la tea i vételétől kesdődőea fektessen fel nyilvántartást és ebbe vezesse be aa ügyfél mvét és a f a Ív 1 lag ocl tás alapjául szolgáló irat Aőnyv stb., jelzetét / övid magjaid lését/, Sgp túron» vagy még inkább a külön e ; célra best rzett u.n. Határidő ^űplóban való vasetést la megengedje- i tőnek tartom. Iggyobb levéltárak szükség esetén több nyilvántartást is j vesethetnek. . , I A nyilván tartáson belül külön kell felvenni asokat az ügyfeleket» akilí 1/ anyakönyvi igazolás kiadása igényével jelennek oog a levéltárban» , 2/ külön aa olyan eseteket» «iáikor valamely szerv a saját* vagy jog- ] előttije» már levéltárban lévő iratanyagába kivin betekinteni» - i vagy ebből adatokat kér. /pl. î 5/ külön kell nyilvántartani a többi ügyfelet» azokat a látógatokat» ' akik személyükre vonatkozó igazolás kérésének i^ényév?! jelennek neg a levéltárban, valamint«okát is» akik agyai*rü folvilágositást kérnek a levéltártól./ As ilyen nődön készítendő statisztika tslj^aoégo érdekében a fant leírt aúdon az esetben la bs kell jegyezni a nyilvántartásba az ügyfeleket» ha Írásban /lóvéiban/ kérnek fe Ív Hágóéi tast. Igazolást, ks össsesitett adókat a héron kategóriáról külon-külöa a félévi jelentésben /IXI./9A« pont/ kérem jelenteni. Hí LavéltárvesetÖ & Ívtarénak as ügyfélforgalom ilyen módon való nyilvántartásával ka c solat ben észrevételei» problémái, javaslatai volnának. úgy kérem» hogy őssel kapcsolatos elő tar jász témát deeeaber 10- i< »egye seg» ho^y a emükségea módosítások január 1-vel hevesathetők legyenek.
