Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Tematikus - A tematikai segédletek készítésének problematikája az Országos Levéltárban. Utasítás a központi általános tematikus mutató készítéséhez. (1978.05.16-1978.05.18-i balatonföldvári igazgatói értekezlet 2. napirendi pont) • 1978.05.03 [ad 37534/1978 VII. LO]

- 4 -A központi mutatóba kerülő' tárgymeghatározásokkal szemben általános követelmény, hogy a tárgyról minden lényeges tudnivalót tartalmazzanak, és minden lényegtelent mellőzzenek.

A tárgymeghatározásnak rá kell világítania a kérdéses levéltári egység provenienciájára, valamint — ha a provenienciára való utalás önmagában nem nyújt kellő' tájékoztatást — arra is, hogy az iratképzó'szerv vagy személy milyen funkciójával kapcsolatban, milyen célzatú tevékenysége során keletkeztek a kérdéses levéltári egységben levő' iratok.

A tárgymeghatározásnál arra kell törekedni, hogyha meghatározás alapján minél könnyebben megállapíthatók legyenek azok a nagyobb tárgykörök i illetve tematikai kategóriák, amelyekbe a kérdéses levéltári egység tárgya tartozik, besorolható. E nagyobb tárgykörök illetve tematikai kategóriák nevének azonban nem kell a tárgymeghatározásban feltétlenül szerepelnie.

Amennyiben a kérdéses levéltári egységnek a tárgya nem homogén, hanem összetett, a tárgymeghatározásnak az egység mindenegyes tárgyát tartalmaznia kell.

A tárgymeghatározásnál ugyanazt a fogalmat mindig ugyanazzal a kifejezéssel kell jelölni. A jobbágyot pl. nem szabad egyszer jobbágynak, máskor parasztnak, vagy földművesnek stb. nevezni.

A tárgymeghatározásnál az alapul vett levéltári segédlet, azaz általában a repertórium vagy áttekintő' jegyzék tárgymeghatározását kell alapul venni, minden változtatás nélkül átvenni azonban csak akkor szabad, ha megfelel a tárgymeghatározás fentiekben felsorolt követelményeinek. Ez ritka eset, az alapul vett segédletben található tárgymeghatározást majdnem minden esetben módosítani, egységesíteni, szabványosítani keik

Néhány példa. Repertóriumbeli tárgymeghatározás : Országhatárok ellenó'rzése. Módosítva : A magyar kamarai igazgatás alá tartozó sókereskedelemmel kapcsolatos országhatáré!lenó'rzési ügyek. (L.L.61 Jl .51 3.) - Repertóriumbeli tárgymeghatározás ° Lóporárusitás 0 Módosítva : A lóporárusi tássa I kapcsolatos belügyminisztériumi közrendészeti ügyek. (L.L.58.273.) — Repertori-