Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - A raktári jegyzék. Munkautasítás. • 1971.10.16 [52571/1971 X. LIG]

legnagyobb levéltári egységeknek - az alapszámoknak - címeit nem, csak jelzeteit közöljük. Ha viszont az alapszámokat tárgyi tételekbe osztották be, a raktári jegyzék közli e tárgyi tételek címeit.

A tárgyi egységek címei elé a megfelelő jelzeteket is kitesszük. A tárgyi egységeket ugyanis rendszerint a címen kívül számmal vagy betűvel is ellátják, amely jelzet a tárgyi egységnek az irattári ill.

levéltári

rendszerbeli helyét jelöli.

A címadás a rendezéssel összefüggő feladat, a cím végleges megfogalmazása azonban a jegyzékeléskor történik. A címadás a jegyzékeié számára akkor jelenthet problémát, ha a jegyzék nem a fond anyagának rendezésével együtt készül, hanem utólag rögzíti a fond korábban kialakított rendjét. Az irattárban vagy a levéltárban már korábban kialakított tárgyi egységek címeiket tekintve három csoportba oszthatók: a/ a tárgyi egységnek megfelelő címe van, b/

a

tárgyi egység címe nem megfelelő, c/ a tárgyi egységnek nincs címe (nem kapott címet, vagy a vonatkozó irattári vagy levéltári feljegyzések elvesztek).

a/ Ha a cím megfelelő, meghagyjuk eredeti formájában, anélkül azonban, hogy betühűségre törekednénk. Feleslegesen hosszú eredeti címeket rövidítve közlünk. Hasonlóképpen elhagyhatók a régies megfogalmazású címekben gyakorta előforduló, a tartalom szempontjából lényegtelen töltőszavak. Pl. A visszaállított helytartótanács egyik lajstromkönyvében olvasható kútfőcím: ,,Magyar nemesi testőrséget illető tárgyak'' így rövidíthető: ,,Magyar nemesi testőrség'', egy másik: ,,A vegyesházasságokra, nemkülönben az áttérésekre vonatkozó összes kérdések tárgyában'' röviden így Írandó: ,,Vegyesházasságok, áttérések''. Az idegen nyelvű címek helyett a jegyzékben azok magyar fordítását kell adni, az eredetileg idegen nyelvű címet a magyar fordítás után zárójelben kell feltüntetni.

8