Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - A raktári jegyzék. Munkautasítás. • 1971.10.16 [52571/1971 X. LIG]

5. A

fond (és állag) általános ismertetése

Az 1-4. alatti adatokat követően rövid bevezető szövegben ismertetni kell a fond (és állag) anyagának keletkezését, tárgyát, szerkezetét, rendszerét, kutatási lehetőségeit, az anyag rendezettségére és selejtezettségére vonatkozó adatokat, a jelentősebb hiányokat - egyszóval mindazt, amit egyébként az alapleltár szokott tartalmazni. Azonos szintű és jellegű szervek iratait tartalmazó fondok esetében a szervtörténeti adatokat egységesen kell megadni, csak a fondcsoport elején kell rögzíteni, és az egyes fondoknál csupán a speciális adatokat kell közölni. Allagos fondok állagainak raktári jegyzékei elé közös bevezető kerül, amely a fondképzőre vonatkozó fontosabb tudnivalókat és valamennyi állagra egyformán vonatkozó adatokat tartalmazza.

Különös jelentősége van a bevezetésnek tárgyilag nem tagolódó fondok esetében. Ilyeneknél ugyanis - annak érdekében, hogy a raktári jegyzékek legalább megközelítően egységes dokumentációs szintet érjenek el - az iratanyagban képviselt tárgyköröknek a bevezetőből kell kiderülniük.

6. A

fond, illetve állag nagyobb levéltári egységekre tagolódásának feltüntetése

A több legkisebb raktári, illetőleg tárgyi egységet összefogó nagyobb tárgyi egységek címeit a raktári jegyzék megfelelő részei elé helyezzük annak érdekében, hogy a jegyzéket könnyen áttekinthetővé tegyük. Olyan regisztratúrák esetében, amelyeknél fő tagolási elv az időrend, az egyes évszámokat is kiemelhetjük, és a fondjegyzék megfelelő részei elé helyezhetjük.

6