Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Sashegyi Oszkár: Az áttekintő raktári jegyzék. [tervezet] • 1970. [LSZ 1970/2. 262-273. p.]
3. A tárgyi egység cime Az áttekintő raktári jegyzék - mint már szó volt róla - a törzsegységbe tartozó valamennyi tárgyi egység óimét tartalmazza, a megfelelő helyen. Nem tartalmazza azonban a legkisebb tárgyi egységekbe tartozó levéltári egységek óiméit. Azokat az irategyütteseket, amelyeknek a tárgya valamely egyedi ü^y, nem tekintjük tárgyi egységeknek. Ezeknek a óiméit az áttekintő raktári jegyzék nem közli. Ha pl. valamely állag cime: ’ ’Általános iratok” s ezen belül az iratok évek, éveken belül alapszámok, alapszámokon belül pedig iktatószámok szerint vannak rendezve, az áttekintő raktári jegyzéket évek szerint tagoljuk s az egyes raktári egységeken belüli legnagyobb levéltári egységeknek - az alapszámoknak - óiméit nem, csak jelzeteit közöljük. Ha viszont az alapszámokat tárgyi tételekbe osztották be, az áttekintő raktári j’egyzék közli e tárgyi tételek óiméit. Ha a tételek vagy kútfők között olyanok is akadnak, amelyek tárgya nem általános, hanem egyedi /çl. XY utlevélkérelme, vagy genealógiai tájékoztatás Z családról/, ezek tárgyát az áttekintő raktári jegyzékben nem kell megjelölni, elég, ha az ilyenek jelzeteikkel szerepelnek. A tárgyi egységek cimei elé a megfelelő jelzeteket is kitesszük. A tárgyi egységeket ugyanis rendszerint a cimen kivül számmal /jelzettel/ is ellátják, amely szám a tárgyi egységnek az irattári ill. levéltári rendszerbeli helyét jelöli. Az a körülmény, hogy az egyedi kútfők vagy tételek jelzete után elmüket nem Írjuk ki, csupán annyit jegyzünk meg, hogy ’’egyedi”, a levéltári ill. irattári rendszer következetlenségéből fakad. Helyesen felépített irattári rendszerben nincsenek egyedinek tekintendő tételek. A címadás a rendezéssel összefüggő feladat, a cim végleges megfogalmazása azonban a jegyzékeléskor történik. A címadás a jegyzékelő számára akkor jelenthet problémát, ha a jegyzék nem a fond anyagának rendezésével együtt készül, hanem utólag rögzíti a fond korábban kialakitott rendjét. Az irattárban vagy a levéltárban már korábban kialakított tárgyi egységek címeiket tekintve három csoportba oszthatók: a/ a tárgyi egységnek megfelelő cime van, b/ a tárgyi egység cime nem megfelelő, c/ a tárgyi egységnek nincs cime /nem kapott cimet, vagy a vonatkozó irattári vagy levéltári feljegyzések elvesztek/. a/ Ha a cim megfelelő, meghagyjuk eredeti formájában, anélkül azonban, hogy betühüségre törekednénk. Feleslegesen hosszú eredeti címeket rövidítve közlünk. így pl. a Helytartótanácsi Levéltár Departamentum Civitatense c. állagának áttekintő raktári jegyzékében a "Protocolla departamenti civitatensis" cimet csak röviden, "Protocolla...” formában közöljük, minthogy az ügyosztály nevének megjelölése bennfoglaltatik az állag címében. Hasonlóképpen elhagyhatók a ré-266
