Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Sashegyi Oszkár: Az áttekintő raktári jegyzék. [tervezet] • 1970. [LSZ 1970/2. 262-273. p.]

Sashegyi Oszkár:

Az áttekintő raktári jegyzék

Bevezetés

A Levéltárak Ügyrendi Szabályzatának közeli megjelenése különösen időszerűvé teszi az egyes fontosabb levéltári munkafajtákra vonatkozó utasítások kiadását. A Levéltári Szemle szerkesztősége tervbe vette az eddig elkészült s még ezután készülő munkautasitás-tervezetek közzétételét, abból a célból, hogy azok végleges kiadásuk előtt szélesebb körben megvitathatok legyenek. A szerkesztőség szívesen veszi az itt közreadandó tervezetekhez a levéltáros kartársak megjegyzéseit. Elsőnek az egyik legfontosabb, nyilvántartásként is szolgáló levéltári segédlet, az áttekintő raktári jegyzék munkautasitásának tervezetét közöljük.

A munkautasitás tervezete

I. Az

áttekintő raktári jegyzék fogalma és rendeltetése

Az áttekintő raktári jegyzék közép szintű, szintetikus módszerü levéltári segédlet. Az egyes levéltári törzsegységekről /állagtalan fondokról, ill.

állagokról/

készül, s a rakszámok növekvő rendjében haladva közli a törzsegységbe tartozó minden egyes raktári egység számát és, jellegét, valamint a raktári egységben őrzött levéltári tárgyi egység/ek/ teljes óimét, korát és jelzeteit.

A levéltáraknak valamennyi őrizetükben levő fondról és állagról el kell készíteniük az áttekintő raktári jegyzékeket. Ez a levéltári segédletfajta közép szinten a teljes levéltári anyag nyilvántartásának alapja, kezelésének kelléke s ugyanakkor a benne való kutatás eszköze. Elkészítésének módját ez a komplex rendeltetés határozza meg.

Törzs egységenként készül, azzal összefüggésben, hogy a levéltári anyag jelzetelése /mind a raktári, mind a levéltári jelzetelés/ is törzsegységenként történik. Közép szintű,

262