Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Wellmann Imre: A levéltári leltár [raktári jegyzék] munkautasításának tervezete. • 1961.03.18 [sz. n.]
- 7 -kajelentéshcz mellékelje a' Levéltári Osztálynak beterjeszteni. A leltárlapok gépelésekor a papir bal szélén 3 cm széles margót kell hagyni, hogy a leltár teljes elkészülése után fedőtáblák közöct - úgy azonban, hogy egyes lapokat szükség szériát ki lehessen emelni, kiegészíteni vagy ujjal pótolni - rögzíthető legyen. A leltár ugyanis akkor sem tekinthető lezártnak, ha 1-1 levéltári intézmény teljes iratanyagáról elkészült; gyarapodás, rendezés, selejtezés, átcsomózás következtében kiegészítésre, módosításra síorul. A levéltárba újonnan beérkező minden iratanyagot elhelyezése ill. csomókig terjedő rendezése után mindjárt be kell vezetni a leltárba. Ha az iratanyag uj fonadal /állaggal/ gyarapodik, a fondjegyzék számkeretében biztosított helyének megfelelően kell a róla fölvett leltárát a többi közé illeszteni. Ha a gyarapodás agy már a levéltárban őrzött fond /állag/ iratanyagának egyszerű folytatását jelenti /mely tehát folytatólagos rakszámoltat kap/, akkor a róla már felvett leltárát kiegészítjük ki/szükség esetén uj lap beiktatásával folytatva/ az újonnan beérkezett iratanyag raktári egységeinek felsorolásával, megfelelően módosítva az évkör, mennyiség, elhelyezés stb. adatait is. Előfordulhat azonban, hogy a levéltárban őrzött fond /állag/ olyan iratanyaggal egészül ki, amelyet szervesen a már leltárba vett iratok közé kell besorolni, a leltár eddigi sorrendjének, módosításával;' ilyen esetben az illető fond /állag/ leltárát újonnan kell elkészíteni, szükség szerint megváltoztatva a rakszámokat is. Újonnan kell felvenni ill. módosítani a leltárát akkor is, ha további rendezés során uj fondok vagy állagok bukkannak elő, vagy akár csak átcsomőzásra kerül sor.Atcsomózással s Így a leltár me gváltoztatásával^jár továbbá a selejtezés, valamint a tárolás mostani rendszerének tervbe vett megváltoztatása is. A leltárnak azokat a lapjait, melyeken változás következett be, ilyen esetben is újra gépeltetjük, és a régiek helyére illesztjük. A levéltári intézmény iratanyagának leltárába az év folyamán beállt változásokat - a kiegészítő részek, megváltozott lel tárlapok közlésével s a bekövetkezett módosulások feltüntetésével - 2-2 példányban ugyancsak az évi munkajelöntéshez csatolva kell a Levéltári Osztálynak megküldeni. Budapest, 1961. március 18. A segédletkészitési bizottság nevében ’Yellmann Imre s.k. a bizottság felelőse
