Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Bakács István: A családi levéltárakhoz készülő segédlet problematikája. • 1956. [LH 1956/2-3. 7-14. p.]
ben megismerkedhettek s észrevételeket tehettek. Hangsúlyozni kívánjuk azonban elsősorban azt, hogy tanulmányunk nem kiván az Országos Levéltárban készült áttekintő Jegyzékeknek ill. reper tóriumoknak vódőirata lenni, sőt célunk az, hogy az itt Felvetett kérdések megoldása a Jobb és tökéletesebb repertóriumok elkészítését tegye lehetővé. A példákat a Festetics levéltár repertóriumából természetesen csak azért vesszük, mert ez áll olvasóink rendelkezésére. Az első kérdés, amelyre válaszolnunk kell, hogy az áttekintő jegyzék ill. repertorium olyan segédletnek tekinthető-e, amely tökéletes tájékoztatást nyújt a kutatónak a levéltár anyagáról? Röviden válaszolunk : nem. Nyilvánvaló, hogy a kutató, amikor a levéltárba lép, meghatározott s többé kevésbé meglehetősen szűk tárgykörre vonatkozólag kutat s nyilvánvaló az is, hogy első kérdése: adott témájára vonatkozólag mely állagban találhat adatokat? Nem szükséges itt részletesen kifejteni, hiszen mindnyájan tudjuk, hogy egy-egy esetben mennyire aprólékos adat után kutatnak s éppen ezeknek az adatoknak rendelkezésre bocsáthatósága a legproblematikusabb. Azt is tudjuk, hogy a kutatónak rendszerint kevés idő áll rendelkezésére s azt szeretné, ha - miként a könyvtárban a decimális rendszer segítségével - a levéltárakban is a lehető legrövidebb idő alatt meg tudná állapítani, milyen adatok, s mely állagrészben állanak rendelkezésére. Persze azt mondhatná valaki, hogy ez maximalizmusra való törekvés. Nem vitás, hogy az. azonban létjogosultságát senki sem vonhatja kétségbe s éppen ezért nem utasíthatjuk el ezt a gondolatot a kérdés behatóbb tanulmányozása nélkül. A probléma megoldása azonban, véleményünk szerint csak a rendezések megértéséből indulhat ki, hiszen a repertorium a rendezés eredményeképpen jön létre. Ehelyütt nem ismételhetjük el mindazt, amit a családi levéltárak rendezésével kapcsolatban elmondottunk , itt csupán azt kell hangsúlyoznunk, hogy a rendezés munkája, azaz az iratok meghatározott alapelvek szerinti (pl. a proveniencia elve) elhelyezésben egymásutánjának megállapítása az anyagnak egyszerűbb eszközökkel való hozzáférhetőségét biztosítja. Ha a levéltárak múltját vizsgáljuk, akkor azt tapasztaljuk, hogy a levéltárak rendezése, akár egyházi, akár családi, akár közhatósági (kamarai) volt, az Iratok darabszámszerinti lajstromozásával kapcsolatos, sőt nem a rendezés - a szó klasszikus értelmezésében - volt a főcél, hanem a jegyzékelés a súlypont. Természetesen ott ahol valamelyest fontosnak tartották az iratok tárgyi öszszefüggéseit, ott előbb tárgyi csoportokba sorolták az iratokat s azután lajstromozták, mégpedig •* rögtön hozzáfűzhetjük - a lajstromozás korában szükségesnek és fontosnak tartott iratokat a kor igényeinek és követelményeinek megfelelően, E lajstromozásnak közös Jellemvonása, hogy az iratok Jogi tartalmát emelték ki. Szükségesnek tartjuk itt is hangsúlyozni, hogy az akkor készült lajstromok, habár a ma kutatójának igényeit minden szempontból nem is elégítik ki, közvetett utón mégis nagy segítséget nyújtanak. Hiszen ha birtokbaiktatásról tesznek említést valószínűnek tarthatjuk, hogy az oklevélben határjelek (nyelvi és földrajzi fogalmak) szerepelnek, egy-egy hatalmaskodás esetében a jobbágyok termelőeszközeire (gazdasági, házi felszerelésre) vonatkozó adatokat találhatunk. Nem vitás tehát, hogyha az iratanyagról tájékoztatni akarjuk a kutatókat, ez csak az iratok darabonkinti kielemzésén alapulhat Tanulmányunkban kifejtettük, hogy a családi levéltár minden egyes iratát kézbe kell vennünk, s igy kell megállapítanunk, hogy az milyen összefüggésben keletkezhetett s ezekbe az összefüggésekbe, azaz tárgyi csoportokba kell azokat sorolnunk. Ennek alapján méltán állíthatná valaki, hogy aligha jelentene többletmunkát minden egyes irat lajstromozása. Ez azonban tévedés. A levéltárosnak ugyanis a gyakorlatban egyszerű áttekintéssel meg kell határoznia az irat tárgyi hovatartozását, a csoportosítás igen sokszor külső Jelek alapján történhet. így pl. leveleknél a címzett és a levélíró megállapítása (ami a tárgyi csoportosítás alapja) összehasonlíthatatlanul rövidebb idő alatt történhet, mintha a levél egész tartalmát lajstromoznunk keiene, Vagy valamely építkezésre vonatkozó számla esetében a tárgyi csoportosításnál nem kell kielemeznünk, hogy milyen Iparos, milyen építkezésre vonatkozó számlájáról van szó. Ha a 48-49. században készült lajstromokat vizsgáljuk, elismeréssel adózhatunk arról a hatalmas munkáról, amelyhez hozzám érhetőt levéltáraink ilyen irányban az utóbbi másfélszáz év alatt 8
