Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Takáts Endre: Hozzászólás a leírójegyzék készítésére vonatkozó utasítás-tervezethez. • 1955. [LH 1955/3-4. 278-284. p.]
tenlök, mint amilyenek az; O.L.-ban készültek*, akkor kapjunk az alkalmon és megtartván a jót bevált két fogalmunkat (alap’ és ismertető leltár vagy levéltárismertetés) értelmezzük azokat a következőképpen : legyen az alaplellár a most tervezett leiró csomójegyzék. Itt a leltár szórészen van a hangsúly, amely az anyag biztonságos őrzésére vonatkozó számbavételi igényen túl még bizonyos adatszolgáltatási igényeket is képes lesz kielégíteni. Alapvetőnek, alapjellegünek azért neveznék, mert inkább mechanikus módon, állagonként kötetről-kö tetve > csomóról-csomóra haiadólag rögzítené az egész őrizetünkre bízott iratanyagot. A vidéki levéltáraknak az e fajta alapleltárakat kellene elkészíteniük a beszállítást követő rendezés utánT Érre a munkára a jelenlegi személyzeti adottságok között is képes bármelyik vidéki levéltár és az anyagok széles körére vonatkozólag el lehet az ilyesmit készíteni* belátható időn belül, szem előtt tartva természetesen bizonyos fontossági sorrendet. Az elkészítésnél fel kell használnunk mindazon tapasztalatokat és megfigyeléseket, amelyeket az eddig forgalomban lévő alapleliárlapjainkkai kapcsolatban szereztünk évek során. Nem tagadható, hogy az állagok bizonyosfoku gyarapodáson mentek keresztül, észrevehettük, hogy több helyen egy állagként felvett iratanyagban két-három szerv anyaga is rejtőzködik; az is előfordulhat hogy (magamról beszélek!) egy-egy állag egész rendszerezése helytelenül történt az alapleltár felvétele alkalmával stb. Bár ezeket az észrevételeket és megfigyeléseket tettük és egyben mindjárt éreztük is bizonyos átdolgozás szükségességét nem Jutottunk a soronlévő súlyponti munkálatok miatt hozzá, hogy észie le leinknek megfelelően átgyurjuk, ill. pótlapokkal (mert ez a szabályos ! ) naprakész állapotba hozzuk alaplellárunkat. Ha az előbb említett javaslatom szerint az un, feirójegyzéket kereszteljük át alapleltárnak, akkor ezeknek megvalósítására sor kerülhet, aminek az lesz a következménye, hogy *up értelemben vett alapleltárunk sokkal alaposabb, rendszeresebb lehet az állagok belső szerkezetének megfelelő részletezésben. Tudom, hogy megfelelő idegenkedés lesz a válasz most említett javaslatommal kapcsolatban; főleg a már számtalanszor idézett *ütasitás* 7. lapján olvasható rész biztosit engem erről: <Mint a fentiekből is kiderül a teirójegyzék felvételének kötelező bevezetésével nem kívánom az eddigi gyakorlatban bevált alapleltérozást háttérbe szorítani*, - Högtön kijelentem, hogy a magam részéről s^m gondolok erre, sőt - amint a későbbiekből kiderül - az eddigi gyakorlatban használt alapjeltárat kívánom előléptetni - megfelelő átdolgozás után - ismertető leltárrá. Összefoglalva az eddigieket : a leírójegyzékből alaplellárrá előléptetett felvételezés szinte változatlanul az tÜiasitásnakt 3. lapján olvasható 1-9. pontban foglalt adatokat tartalmazná, legfeljebb valahol közölném az állag raktári he lym égj elő lését és a ő. után betoldanék egy pontot, amelyben levéltártörténetet adnék. Éhben az iratanyag sorsát ecsetelném keletkezésétől a levéltári őrizetbevételig. sőt azon túl is, ha az állaggal valami változás történik. Megtartanám a pontok szerinti kötött formát, amely megfelelően kordába tartaná a leltározót s nem engedne annyi teret az egyéni tudáshalmaz megmutatásának, ami már nem annyira leltárba kívánkozik, mint inkább ismertetésbe. Az mindenesetre szükséges, hogy az lUtasitást* az uj fogalomnak megfelelően átdolgozzuk. Meggyőződésem, hogy az ilyenfajta alaplellár nemcsak a belső, levéltári használat céljainak letelne meg, hanem már igen alkalmas kutatási segédletei is Jelentene (hasonlóan a csehszlovák ♦ katalógus*-hoz). Viszont itt érezhetően kidomborodik a leltár-jelleg (egyelőre csak csomókig lemenöleg. amit később iratokig le lehetne vinni!) és az effajta alapleltár már nemcsak mennyiségi, hanem minőségi vonalon is megkülönböztethető a levéltár is merte Léstől, Mi is tenne elképzelésem szerint ennek a levéltár ismertetésnek (vagy maradjunk meg az ismertetőteltár fogalomnál) a Formája? Mivel az eddigi gyakorlatban használt alaplellár már amúgy is tartalmaz ismertető jellegű adatokat, ahogyan azt feljebb részleteztük, egyszerűen átdolgozandó volna és bizonyos pontok tekintetében bővítendő, hogy lev éltárismertetésnek legyen mondható. Legelső sorban azt szeretném Javasolni, hogy ennél az átdolgozásnál engedjük el a kötött formát és szöveges alakban mondjuk el a hivataltörténetet és az ebből foíyo funkcionális okok miatti tagolódását az anyagnak, de nem részletekbe menőleg, hanem nagy és átfogj vizsgálat tárgyává téve az állag egészét, s mintegy kiértékelve annak forrásje Hegét. Az anyag leírása csaknem teljes egészében elmaradhatna, hiszen az időrendben előbb elkészülő, most már uj értelemben vett, alapleltár ezekre vonatkozólag mindent elmond. Vagy ha ez teljességi szempontból nem volna helyes, legfeljebb összefoglaló adatokat (csomói és kötelszám, folyóméter stb,) kellene itt közölni. 283
