Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Takáts Endre: Hozzászólás a leírójegyzék készítésére vonatkozó utasítás-tervezethez. • 1955. [LH 1955/3-4. 278-284. p.]

pedig a Jelenlegi szűk személyzeti adottságok miatt a* ilyenek elkészítésére az állagok minél szélesebb körére vonatkozólag beláthatátlanu! hosszú időt igényelnek.

Hogyan lehet ezt a kél szempontot összeegyeztetni valamiképpen. A LÓK által tervezetben kiadott «Utasítás leirójegyzék készítéséhez* ezt olyképpen kísérli meg, hogy nem egyszerű csőin ójegyzéket kíván, hanem a lárgyiiag tagolt állagok esetében tárgy kifejtést is bizonyos, előre és általánosan nehezen szabályozható mélységig. «Lényeges - olvassuk a tervezetben - annak a kérdésnek eldöntése, hogy a Jegyzék készítője milyen mélységig menjen le az iratanyag tárgyi kifejtésében K Egy anyagnak tárgyilag való tagoltsága azonban olyan sokféle mélységű lehel hogy az átfogó címtől a csaknem egyedi ügyeket tartalmazó megjelölésig mindenfajta előfordulhat prakszisónkban. Űzi a különféleséget az un. leirojegyzékkel sem tudom kiküszöbölni s a különbözőségeket nem tudom közös nevezőre hozni. Dokumentációs igényeket alig fog áz ilyen Jegyzék Jobban kielégíteni mint az alaposan elkészíteti régi értelemben vett ♦ csomójegyzék*, amely a külsőleg megállapítható, szembeszökő Jegyeknek (csomó, kötet, dosszié, tárgymegjelölés, ill.

felirat,

évkör stb.) rögzítése. Ha ezeket a külső Jellemzőket leírom, csaknem maradéktalanul eleget tettem - tárgyiig megfelelően tagolt iratanyag esetében - a tervezet szerinti «leirójegyzék* feltételeinek is és mégsem készttettqm egyebet. mint »

csomójegyzékei

r

Példán szemléltetve ha a Petőházi Cukorgyár rendezett iratanyagát «ieiröjegyzékbe* foglalom á tervezetnek megfelelően (a Kőbányai Gyógyszerárugyár iratainak mintájára!) és a külföldi levelezési anyagot országok szerint feltüntetem, lesz három egymásután következő csomóm «Ausztriái tárgy megjelöléssel ilyenformán :

Külföldi levelezés :

4. Ausztria, 4932-4936-2. Ausztria.

4937-1939.

3. Ausztria,

4940-1944.

Nyilvánvaló, hogy ebben az esetben a «Schoeller

et

Ço. Bankház,

W lent-ne

1

szemben a

mai napig fennálló követelést ezekben a csomókban fogom keresni mert semmi más felirat, vagy tírgymegnevezés nem ad annyi gyanuokol mint ez. Meglepetésemre itt nem találok semmit a keresett adattal kapcsolatban, hanem az «Ausländische

Saldo-Conti* feliratú

folyószámlakönyvben. Ebben viszont sok külföldi állam fordul elő. nemcsak Ausztria.

Miért mondok hál letrójegyzéket, amikor csoméjegyzékem van mindössze, amellyel szemben a kutató (már aki nem szokott kutatni ilyenféle iratanyagban és egy szinte automatikusan működő «Handleíding>-et vár !) épp oly tehetetlenül fog állni a levéltáros segítsége nélkül, mint a tisztán. egyszerűen és becsületesen megfogalmazott és megnevezett icsomójegyzékkel* szemben. De mondhatok más példákat is :

A Soproni Állami Levéltár városi részlege mesterséges csoportosításban tárolja az 4902-ig bezárólag keletkezett «polttico-oeconomlca»-anyagot. Ezt a csoportosítást 4783-1786 között Oertel

Károly János, az első városi levéltáros végezte. Ö annak idején 428 csoportba (kútfőbe D osztotta az általa elő la Uh és rendező keze alá került városi iratanyagot. Az egyes csoportok több fasciculusra oszlanak s ezekben vagy folytatólagos vagy újrakezdődő évrendben vannak elhelyezve az iratok. A csoportok íárgyak szerint is elneveztettek, tehát nemcsak valami betűs vagy római számos Jelzéssel vannak ellátva. Nem tudom elképzelni mi módon lehet ebben az anyagban olyanértelmű kibontást eszközölni, hogy a kutatónak a nagy általánosságokon túl részletekig lehalolólag tudjunk segítséget nyújtani. Pt.

a

«Literae»

gyűjtőfogalom

alá tartozó iratokat a következő csoportokban találhatjuk :

Ladula XL1V.

* XLV.

* IV.et

I Vitt, el

* XVI. et

Variae literae

missiles

(9

fasciculus)

Variae privatorum missiles (4 fasciculus)

D.' Variae literae missiles et Documenta ex Saeculo XV. (7 fasciculus)

B, Literalia antiqua notabilia. (7 fasciculus)

U. Literalia varias familias concernentia. (2 fasciculus)

r XIX.et

I.

Diversa Literalia. (42 fasciculus)

» XXIV. et Y. Literae missiles antiquae- (46 fasciculus) » XXV. et Z. Correspondentiae antiquae. (7 fasciculus)

280