Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Utasítás a leírójegyzék készítéséhez. Tervezet. • 1955.05.20 [86401-17-1/1955 LOK MOL XIX-18-a]

)-7-Amennyiben ez állRghr-z kie-génzltóo órkaalk, úgy oak £oikyArg4ólagoewo>kell sorszámozni. Az ilyen anyag elhelyezfsánál nom

koll

a sorszámozást figyelembe vonni, da

mind

e raktározásnál, mini ^c^ig c jegyzéknél mogfolelőon utalni koll.

A jegyzókok 4 példányban készítendők, A/4 jelzésű 21xJ0 cm, 4®gy~ ságu megfelelő minőségű papíron /lohot féltiszta papíron ls/< A gépelésnél olyan szélos szegélyt koll hagyni, hogy a lapok esetleges boköttotéso osotén a szöveg no váljék olvashetotlenná. Egy oldalra csak ogy oszlopban szabad gépelni. A jegyzéket ogyéhként a mellékelt minta szerint koll gépelni és félévenként 2 példányban 0 LOK-hoz kell küldőn!.

A jogyzékolés eredményeként rögzített rondot ozontul csak a ^áltozás tényének, módszereinek, ere töményeinek a jogyzékolés alkalmával készült eredeti jegyzékkel azonos részletességű rögzítése után lohot megváltoztatni»

E változiázoknál alepolvként koll szóm olött tartani, hogy az eredeti jegyzéken semmiféle változást te$ni /áthúzni, torolni, vakarni/ nem szabad. A változtatást mindig 8 jegyzékek vonatkozé részének ujregépolasévol óe az eredeti felvétel helyére való illesztésével kell megoldani, A módosított lapodat szintén 4 példányban kell készíteni. s 2 példányt a LOK-hoz, félóvenként fal kell törleszteni. Eszerint tohát az eredeti jegyzékeket legkésőbb minden félévben naprakész állapotba koll hozni.

Tájékoztatásul még a következőket kívánom megjegyezni:

1 ./

Mint a fentiekből is kiderül a .leirójogyzék fölvételének kötelező bevezetésével nom

kívánom

az eddigi gyakorlatban bevált alapK'ltározást háttérbe szorítani.

Az alapleltár kiválóan alkalmas a levéltáros és a kutató .globális tájékoztatására, - ez iratanyag mind tartalmi,, miüd podig

mohi^L- ségi vonatkozásait tekintve, Nem föladata azonban 8$ elepleltárnak. hogy részletes, adatszerű felvilágosítást nyújtson, ezt e óéit /legalább is neszben/ a leirójogyzék szolgálja, példával élve: addig amíg az olaploltár az iratok évkörét osak v>gy ismerteti, hogy megadja a legkorábbi és legkésőbbi időpontot, a leírójegyzék azt la megmondja* hogy vannak-o hiányzó évek, az ogyos évekből nilyon mennyiségű irat van. Más példával élve: a tárgyileg tagolódó Iratanyag .esetében az alapiéi tárban is megtalálható nagy tárgyi csoportokon tulmutatóan a leirójogyzék feledető Q ©somén belüli tárgyi tagolódást is feltüntetni. ,

2 ./

A leirójogyzék az alaploltar 6./iratanyag loirása/, rovata kiegészítése, kibővítéseként is felfogható. Egybeolvasztásuk mégsem volna szerencsés - mindkettő könnyű közölhetősége érdekében.

M-agyar Országos