Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - A levéltári iratanyag másodfokú mennyiségi számbavételének általános alapelvei és módszerei. • [1955.] [[ad 86401-17-1/1955 LOK] = MOL XIX-I-18-a]

azon irattipasáról van szó, pl.: több község adófőkönyvei/ a csomó mindig megadandó év körén" túl elógseges megadni a szervek nevét ás szervenként a kötő te k darabszámát.- Abban az esetben ha ugyanazon szerv többféle irattipusáról van szó mte teli adni a csomóban foglalt kötetek darabszámát és a főbb típusok jellemzését /pl.: ”15 kötet: adófökönyvek, ház tart isi főkönyvek* dobolási könyvek, marhalevél átruházókönyvek, községi költségvetések, stb?/.

•U

__ • Középkori oklevelek esetén:

'Iminden egyes oklevél külön veendő számba, te«ysáXL«-n Sp^zat^ce^te^beltiXrfjnegje lölve

a

követező

ada’ tötet:

eredeti

jelzete,. telte, kiadója, esetleges hh" előbbi őrzőhelye . ( h / ."£*, te..*.

C£ C 1«

-4 ./

A csomó jegyzéken felsorolt számbavételi egységetet az immár csomójenyzóten is rögzített, az iratképzés lÉgikus folyamatának megfelelő rendben kell elhelyezni,^s ennek megfelelően alapleltári tételenként eggyel tezdödő folyamatos raktári" számozással ellátni. 3 számokat az egyes számbavételi egységeken,/ csomókon, köteteken/ is fel kell tüntetni.

5»/ A

jegyzékek 5 példányban készítendők £ az A/4 jelzésű 21x50 cm nagyságnak megfelelő papíron. A gépelésnél olyan széles margót teli hagyni, hogy a lapok esetleges beköttet'se esetén a szöveg ne váljék olvashatatlanná. A jegyzetet írógépen a

I,

számú minta szerint teli gépelni x s két példányban a LOK-ba felküldení.

6 ./

à

számbavétel

befejeztével tehát a levéltár teljesen rendezett anyagáról az alaplel tárak tagolód ásának pontosan megfelelő rendben, annak >ogf3±a±íí mennyiségi adatait az egyes raktári egységek darabonkénti meghatározásáig le menően kiegészítő jegyzék kész ill.

A számbavétel eredményeként igy a csomójegyzeten írásban is megrögzített rendet azontúl csal: a változtatás tényéne k, módszerei ne k, eredményeinek a számbavétel alkalmából kószált eredeti csőm jegyzételéssel azonos részletességű Írásbeli rögzítése után lehet megváltoztatni!

3 változtatásoknál alapelvként teli szem előtt tartani, hogy az eredeti csomójegyzéken semmiféle változtatást tenni /áthúzás, törlés, vakarás/ nem szabad, a változtatást mindig a csomója -'yzótek vonatkozó részeinek ijcagépeló'ével es

az

eredeti felvétel mellé, külön lapont való odaül' sztésével kell megoldani. Az igy felveendő ”kíete szító lap” mintáját a

II.sz.

melléklte közli. A !:iegeszitő lapokat szintén 5 példányban kell készíteni, s 2 példányt a WK-hoz jflsugyad-í.vea’teat^fel kell terjeszteni. 3-sz rint tehát az eredeti jegyzékeket legkésőbb minden negyedév_ végére naprakész állapotba kell hozni.