Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - (Alap)leltár - Oltvai Ferenc–Vörös Károly: A területi állami levéltárak alapleltárainak kiadásáról. • 1957. [LH 1957/3-4. 437-446. p.]

Az alapleltár revízió során megoldandó harmadik feladatként az állami levéltárak fond- Jai egységes szervezési sémájának kialakítását tartjuk, - éz az, amit Oltvai kartárs cikke csopór­­tositásnak nevez. Azzal a megállapításával azonban, hogy ezt mindenhol a helyi adottságoknak megfelelően kell elvégezni, nem tudunk egyetérteni. Hiszen a területi állami levéltárak mindegyike lényegében azonos anyagot őriz, s ennek következtében anyagának szervezési sémája is szük­ségképpen azonös kell, hogy legyen. E szervezési séma kialakításánál véleményünk szerint nem tárgyi, hanem szervezeti, illetve funkcionális szempontokat kell érvényesíteni : a csoportositásnál nem a fond tartalmára (mely a leltározó szubjektív megítélése szerint állandóan változhat), hanem az öt létrehozó szervnek a hivatali hierarchiában, illetve a társadalomban betöltött funkciójára kell tekintettel lenni Mikor a következőkben az állami levéltári alapleltárak kiadásának formáit fogjuk tár* gyalni, ott megkíséreljük fölsorolni e véleményűnk szerint minden területi állami levéltárra nézve egységesen megalkotandó csoportokat. Negyedik feladat az, hogy bizonyos típus szervek iratainak esetében, melyek ország­szerte nagy mennyiségben fordulnak elő (gondolunk elsősorban községe 1ere, iskolákra stb.), most már a fon don belül is a szerv, illetve intézmény szervezetének és tevékenységének figyelembe­vételével egységes rendszerezési sémát kell kidolgozni és ennek alkalmazását kötelezővé kell tenni Oltvai kartárs cikkéhez hozzászólva Balázs Péter tesz javaslatot a község fontjának egységes rend­szerezésére: egy ilyen rendszerezés fontosságát úgy véljük világosan mutatják azok az igények, melyeknek megnyilvánulási formájaként ez a kérdés már a LH hasábjain is többször tárgyalásra került. Jóllehet mind ez mind a megelőző probléma talán sokban formálisnak tűnik, úgy véljük az elvieken tulmenőleg megvan a maga gyakorlati jelentősége is : a kutatókat éppen a nagy számban előforduló anyagok esetében sok fölösleges kutatástól, kereséstől menti fel a fon dók egységes cso­portosítása, illetve egyes tömegesen előforduló fondok esetén azokon belül is az iratanyag egysé­ges csoportosítása. A revízió ötödik feladata bizonyos, mindenhol előforduló és az alapleltározás során ál­talában használt alapfogalmak (alapszám, ennek különböző fajtái, ügyirat jegyzőkönyv, különféle segédlet típusok stb.) egységes nomenklatúrájának kidolgozása és egységes alkalmazásának el­rendelése^ Ennek fontosságát mi sem bizonyítja jobban, mint az a körülmény, hogy jelenleg a le­véltárak a legkülönbözőbb kifejezéseket használják ugyanazon irattári rendszer megnevezésére vagy ugyanazon fajta segédlet meghatározására. Magától értetődik, hogy a készítendő nomenklatura (lé ­nyegében csak 45—20 fogalom meghatározásáról lenne szó) nem foglalná magában a minden le­véltárban kétségtelenül előforduló egészen különleges fogalmakat, viszont a fogalmak 90 %-a két­ségtelenül sablonos és ha e 90 ^-nak csak 3/4 részét is sikerül egységes nomenklatúrába foglalni az anyag felhasználhatóságát tekintve már akkor is óriási előrehaladásról beszélhetünk, • Az alapleltár revízió hatodik feltétele végül az, hogy a revideált anyagot egy bizonyos országosan megállapított dátumhoz képest - legalkalmasabbnak kínálkoznának a fondok felszaba­dulás utáni időhatárával kapcsolatban-említett időpontok - naprakész állapotba kell hozni és ezután minden változást szigorúan egységesített formában, lehetőleg formanyomtatványon kell be­jelenteni. 4- + + Az így revideált és egységes szintre hozott alapleltárak kiadása úgy vélem legcélszerűbb lenne ha két síkon történnék: egy központi és egy helyi kiadvány formájában, A központi kiad­vány tartalmazná az ország összes állami levéltárának anyagát, de azokat nem levéltáranként!, hanem az egyes levéltárak - fentebb már javasolt - országosan egységes belső szervezési sé­májának megfelelő csoportosításában közölné. Ennek megfelelően - mint arra már az előzőkben utaltunk is - az állami levéltárak anyaga a következő csoportosításban kerülne be ebbe a leltárba : törvényhatóságok levéltárai (vármegye, ideértvén a járást is - thj. város) községek levéltárai (megyei város, -nagyközség- körjegyzőség)

Next

/
Thumbnails
Contents