Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Oltvai Ferenc–Vörös Károly: A területi állami levéltárak alapleltárainak kiadásáról. • 1957. [LH 1957/3-4. 437-446. p.]
Az alapleltár revízió során megoldandó harmadik feladatként az állami levéltárak fond- Jai egységes szervezési sémájának kialakítását tartjuk, - éz az, amit Oltvai kartárs cikke csopórtositásnak nevez. Azzal a megállapításával azonban, hogy ezt mindenhol a helyi adottságoknak megfelelően kell elvégezni, nem tudunk egyetérteni. Hiszen a területi állami levéltárak mindegyike lényegében azonos anyagot őriz, s ennek következtében anyagának szervezési sémája is szükségképpen azonös kell, hogy legyen. E szervezési séma kialakításánál véleményünk szerint nem tárgyi, hanem szervezeti, illetve funkcionális szempontokat kell érvényesíteni : a csoportositásnál nem a fond tartalmára (mely a leltározó szubjektív megítélése szerint állandóan változhat), hanem az öt létrehozó szervnek a hivatali hierarchiában, illetve a társadalomban betöltött funkciójára kell tekintettel lenni Mikor a következőkben az állami levéltári alapleltárak kiadásának formáit fogjuk tár* gyalni, ott megkíséreljük fölsorolni e véleményűnk szerint minden területi állami levéltárra nézve egységesen megalkotandó csoportokat. Negyedik feladat az, hogy bizonyos típus szervek iratainak esetében, melyek országszerte nagy mennyiségben fordulnak elő (gondolunk elsősorban községe 1ere, iskolákra stb.), most már a fon don belül is a szerv, illetve intézmény szervezetének és tevékenységének figyelembevételével egységes rendszerezési sémát kell kidolgozni és ennek alkalmazását kötelezővé kell tenni Oltvai kartárs cikkéhez hozzászólva Balázs Péter tesz javaslatot a község fontjának egységes rendszerezésére: egy ilyen rendszerezés fontosságát úgy véljük világosan mutatják azok az igények, melyeknek megnyilvánulási formájaként ez a kérdés már a LH hasábjain is többször tárgyalásra került. Jóllehet mind ez mind a megelőző probléma talán sokban formálisnak tűnik, úgy véljük az elvieken tulmenőleg megvan a maga gyakorlati jelentősége is : a kutatókat éppen a nagy számban előforduló anyagok esetében sok fölösleges kutatástól, kereséstől menti fel a fon dók egységes csoportosítása, illetve egyes tömegesen előforduló fondok esetén azokon belül is az iratanyag egységes csoportosítása. A revízió ötödik feladata bizonyos, mindenhol előforduló és az alapleltározás során általában használt alapfogalmak (alapszám, ennek különböző fajtái, ügyirat jegyzőkönyv, különféle segédlet típusok stb.) egységes nomenklatúrájának kidolgozása és egységes alkalmazásának elrendelése^ Ennek fontosságát mi sem bizonyítja jobban, mint az a körülmény, hogy jelenleg a levéltárak a legkülönbözőbb kifejezéseket használják ugyanazon irattári rendszer megnevezésére vagy ugyanazon fajta segédlet meghatározására. Magától értetődik, hogy a készítendő nomenklatura (lé nyegében csak 45—20 fogalom meghatározásáról lenne szó) nem foglalná magában a minden levéltárban kétségtelenül előforduló egészen különleges fogalmakat, viszont a fogalmak 90 %-a kétségtelenül sablonos és ha e 90 ^-nak csak 3/4 részét is sikerül egységes nomenklatúrába foglalni az anyag felhasználhatóságát tekintve már akkor is óriási előrehaladásról beszélhetünk, • Az alapleltár revízió hatodik feltétele végül az, hogy a revideált anyagot egy bizonyos országosan megállapított dátumhoz képest - legalkalmasabbnak kínálkoznának a fondok felszabadulás utáni időhatárával kapcsolatban-említett időpontok - naprakész állapotba kell hozni és ezután minden változást szigorúan egységesített formában, lehetőleg formanyomtatványon kell bejelenteni. 4- + + Az így revideált és egységes szintre hozott alapleltárak kiadása úgy vélem legcélszerűbb lenne ha két síkon történnék: egy központi és egy helyi kiadvány formájában, A központi kiadvány tartalmazná az ország összes állami levéltárának anyagát, de azokat nem levéltáranként!, hanem az egyes levéltárak - fentebb már javasolt - országosan egységes belső szervezési sémájának megfelelő csoportosításában közölné. Ennek megfelelően - mint arra már az előzőkben utaltunk is - az állami levéltárak anyaga a következő csoportosításban kerülne be ebbe a leltárba : törvényhatóságok levéltárai (vármegye, ideértvén a járást is - thj. város) községek levéltárai (megyei város, -nagyközség- körjegyzőség)
