Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Útmutató az ismertető leltár készítéséhez. • 1952. [864-135/1952 LOK]
- 19 - . /sorozatokat, gyűjteményeket/ valamilyen módon /betűkkel, számokkal/ megjelelni, hogy Így helyük az egész leltár keretében könnyen megállapítható legyen. ^Helyes, ha az ismertető leltár készítőié ezt a szerkezeti tagolást, az ismertető leltár vázát, mindjárt a leltározási’munka kezdetén megcsinálja. Ez azután vezérfonala lehet az egész munka folyamán. Ennek alapján tisztán láthatja az egyes leltári egységek egymáshoz való viszonyát. Erre pedig azért van szüksége, hogy könnyen megvalósíthassa a fokozatosságnak azt az alapkövet élményét,.hogy a nagyobb leltári egységet ismertetve elmondja róla mindazt, ami az alája vagy beléje tartozó összes kisebb leltári egységekre is vonatkozik« A kisebb egységeknél pedig ne Ismételje meg azt, amit a nagyobb egységeknél már róluk is mondott, hanem csak arról beszéljen, ami rájuk külön-külön vonatkozik, amiben eltérnek egymástól. Ezt a -módszert alkalmazva sok ismétlés elkerülhető, és a leltárkészítés üteme jelentékenyen meggyorsul.. A másik alapelv, amit az adatok csoportosításában követni kell, az, hogy az adatok ne pontokba foglalva,' hanem folyamatos, jól megfogalmazott és a kutatás, számára könnyen érthető szövegben kerüljenek az ismertető leltárba. Ezen & szövegen belül' azonban szükséges az elmondandó adatokat egységesen és logikusan csoportosítani és a szöveget ennek megfelelően tagolni. A szöveg élére, középre a leltári tetei szám- vagy betűjele /111. számból és betűből álló sorszáma/, alája, ugyancsak középre, a leltári tétel címe, a levéltári jelzet kerül. Ez alá középre a leltári egység kora, azaz az időkeret, amelybe az anyag tartozik. A következő sorban a mennyiség tüntetendő fel. E kiemelt és könnyen szembeszökő adatok után következik a folyamatos magyarázó szöveg. Ez a .szöveg első részében az anyag tárgyával foglalkozik. Amennyiben hivataltörténeti adatokkal is megvilágítja a tárgyat, akkor ezekkel kezdi az ismertetést. Kég pedig először a kérdéses szerv keletkezésére, alakulására és megszüntetésére, másodszor a hivatalszervezetben elfoglalt helyére, harmadszor területi illetékességére, negyedszer szervezetére, ötödször hatáskörére, hatodszor ügymenetére és iratkezelésére vonatkozó adatokat•mond ja el. Ez a sorrend nem mereven kezelendő, hanem az anyag természetének megfelelően módosulhat. Ezután kerülnek . rrä, amennyiben szükséges, a levéltártörténeti adatok. Utánuk következik a tárgyra vonatkozó további mondanivaló, az anyag korát illető, az évkeretnél■részletesebb magyarázattal, ha erre szükség van. Ezt követi a levéltári rendszer ismertetése.- Ha szükséges előbb a rendszer történetéről kell szólni. Azután következik a rendszer kifejtése. A következő rész a kutatás módjáról szól. Ezt követi a vonatkozó irodalom feltüntetése. Lezárja végül egy-egy leltári tétel isimért et ését a sorozat vagy LÓK. 52-9110.TH.
