Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - (Alap)leltár - Útmutató az ismertető leltár készítéséhez. • 1952. [864-135/1952 LOK]

Lehetséges, hogy az ismertetett anyag igen változatos történetre tekinthet vissza, ennek azonban állapotara nézve semmilyen következménye sem lett. Ilyen esetben nem szükséges a levéltártörténetet ismertetni,:Ha azonban az anyagot selejtezték, vagy egy része elpusztult, erről a körülményről az. ismertető leltárnak szólnia kell, mert ez egyben az anyag tárgyát is érintette.

Ugyanez mondható a levéltártörténet felhasználásáról az anyag levéltári rendszerével kapcsolatban is. Lehetséges, hogy a hányatott sors a levéltári rendszeren mit sem változtatott. Ilyenkor nem kell rá kitérni. Ha azonban a levéltári rendszer az anyag története során megváltozott, és - ez lényeges szempont - a kutatás tájékoztatására szükséges a korábbi rendszerről is szólani, akkor a levéltártörténeti adatokat is meg kell említeni. Pl. az Országos...Levéltár középkori gyűjteményébe beosztott különböző eredetű anyagnál.

Ha az anyag levéltártörténete már tisztázott, akkor az ismertető leltár készítője az adatokat készen kapja s Ilyenkor mindenképpen szükséges, hogy a leltárba is felvegye azokat, természetesen itt is, miként a hivataltörténetnél, lehetőleg összevont-formában,A tárgy ismertetéséről eddig mondottak elsősorban a hivatali /hatósági/ eredetű anyagra vonatkoznak. Megfelelő alkalmazással azonban érvényesek minden anyagra. Az anyagot működése során létrehozó természetes , vagy jogi.személy történetére és magánük az anyagnak a történetére vonatkozó adatok a tárgy meghatározásánál mindenütt felhasználhatók. Ezek az adatok természetesen más-más jellegűek" az egyes különböző levéltáraknál. Egy családi levéltárnál pl. azt kell feltüntetniük, hogy a család mikor tűnik fel, mikor eme Ikedik lie- '

lyi, vagy országos jelent őségre, mikor ás milyen kimagasló tagjai voltak, ezek a közéletben milyen szerepet játszottak, a családnak hol, mikor és milyen birtokai voltak, melyik tagja és hogyan szerezte, gyarapította azokat., a családba mikor és milyen más családok olvadtak be, ami esetleg együtt járt a családi iratok egybeolvadásával is, az iratok sorsa mikor és hogyan alakult oly módon, ami tárgyukat, levéltári■rendszerüket is befolyásolta és így tovább. Egy üzemi vagy vállalati levéltárnál azt kell,megadniok, hogy a kérdéses üzem vagy vállalat mikor, milyen céllal és méretekbenalakult, hogyan fejlődött, .milyen" íiás ..üzemekkel vagy vállalatokkal olvadt össze, milyen- szerepe volt az ország gazdasági életében, mi* • lyen kapcsolatai voltak más hazai vagy külföldi üzemekkel és vállalatokkal, milyen személyek, családok voltak a tulajdonosai,^irányítói, mentek-e át az iratok olyan változáson /átcsoportosítás, pusztulás, selejtezés, stb./, ami tárgyukat vagy levéltári rendszerüket lényegesen megváltoztatta és igy tovább. Egy gyűjteménynél arra vonatkozólag keűl útmutatást adniok, hogy az mikor és milyen rendeltetéssel keletkezett, honnan és milyen anyag került "bele, voltak-e a gyűjtésnek szempontjai és milyenek, ki volt, a gyűjtő, milyen sorsa volt a gyűjteménynek, ami tárgyát vagy rendszerét érin-’ tette, és igy tovább.

LOk. 52 - 9110.- TN.